U boekt inkoopfacturen nu grotendeels met de hand in Exact Online, en dat kost elke maand tijd en levert fouten op. Wij richten automatische factuurverwerking zo in dat facturen vanzelf herkend worden, langs de juiste accordeerders gaan en kloppend geboekt worden. We testen met uw eigen facturen en zetten het pas live als het klopt.
Wat de koppeling u oplevert
- Facturen die zichzelf herkennen. Leverancier, bedrag en btw worden automatisch uit de factuur gehaald
- Een werkende accordeerflow. Facturen gaan langs de juiste mensen voordat ze geboekt worden
- Kloppende boekingen. De juiste grootboekrekening en het juiste btw-tarief, vanzelf
- Een terugvindbaar archief. Elke factuur is gekoppeld aan de boeking, klaar voor een controle
Waar het bij deze koppeling op aankomt
Automatische factuurverwerking levert pas tijdwinst op als de hele keten klopt. De herkenning moet betrouwbaar zijn, de accordering moet langs de juiste personen lopen, en de boeking moet op de juiste rekening en het juiste btw-tarief landen. Vaste leveranciers wilt u herkennen zodat hun facturen vanzelf goed geboekt worden. En alles moet terugvindbaar blijven als bewijsstuk. Een halve oplossing laat nog steeds handwerk over. Wij richten de hele flow in en draaien een periode mee.
Hoe wij de koppeling bouwen
We kijken eerst hoeveel en wat voor facturen u verwerkt, en kiezen daarbij de juiste aanpak. Dat kan met een verwerkingsoplossing die op Exact aansluit, zoals een scan-en-herkendienst, gecombineerd met de accordering en boekingsregels in Exact zelf. We richten de herkenning, de accordeerflow en de boekingsregels in, leren vaste leveranciers aan, en testen met uw eigen facturen. Pas als de boekingen kloppen, laten we het zonder toezicht draaien.
De koppeling en uw data blijven van u
We bouwen de koppeling in uw eigen Exact omgeving en leggen vast hoe alles loopt en waar elk gegeven vandaan komt. U zit daarna niet aan ons vast: u kunt het zelf beheren, door een ander laten uitbreiden, of bij ons terugkomen omdat u dat prettig vindt, niet omdat het moet. Wij verdienen uw vertrouwen door een koppeling die klopt, niet doordat u nergens anders heen kunt.
Veelgestelde vragen over automatische factuurverwerking in Exact Online
Wat houdt automatische factuurverwerking in Exact Online in?
Wij richten de flow in waarmee inkoopfacturen automatisch herkend, geaccordeerd en kloppend in Exact geboekt worden, met een terugvindbaar archief. We testen met uw eigen facturen.
Werkt dit met onze leveranciers?
Ja. We leren vaste leveranciers aan zodat hun facturen vanzelf goed geboekt worden, en richten de herkenning op uw situatie in.
Kunnen we facturen nog accorderen?
Ja, dat hoort er juist bij. Facturen gaan langs de juiste personen voordat ze definitief geboekt worden.
Van wie is de inrichting als die klaar is?
Van u. We bouwen in uw eigen Exact omgeving en leggen vast hoe alles werkt, zodat u het zelf kunt beheren of door een ander kunt laten uitbreiden.
Hoe snel kan het live?
Vaak binnen enkele weken. We draaien een periode mee voordat het zonder toezicht draait.
Stuur ons in twee zinnen uw situatie: welke systemen u wilt koppelen en wat er nu misgaat of ontbreekt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Wilt u een specifieke koppeling, kijk dan naar Exact Online koppelen aan Basecone of Debiteurenbeheer in Exact Online, of bekijk de Exact consultant.