Acht onderdelen van een werkende RFP

  1. Organisatie-introductie: scope, sectoren, omzet, medewerkers, vestigingen, ambitie.
  2. Business-context en drivers: waarom ERP vervanging nu, kernpijnpunten.
  3. Functionele requirements: top 30 tot 50 must-have en should-have met expliciete vraag om concreet antwoord, niet "standaard functionaliteit".
  4. Scripted scenario's: 5 tot 10 use-cases die in de demo getoond moeten worden.
  5. Integratie-landschap: bestaande systemen waar koppeling nodig is.
  6. Niet-functionele requirements: performance, security, AVG-compliance, business-continuity.
  7. Commerciële vragen: licentie-model, implementatie-prijs-indicatie, contract-condities.
  8. Referenties: 3 klantnamen in vergelijkbare scale en sector, met directe contactgegevens.

Vragen die echt onderscheiden

  • Concrete invulling van top-10 must-haves: per requirement: standaard, configuratie, customisation, niet beschikbaar. Geen "vink-de-doos" maar inhoudelijk antwoord.
  • Implementatie-doorlooptijd voor uw scope: niet "afhankelijk van", maar concreet voor uw scope-beschrijving.
  • Bemensing: namen en CV's van rollen op uw traject; niet generieke pool-beschrijving.
  • Top 3 risico's voor uw traject: vraagt partner om eerlijk te zijn over uitdagingen.
  • Concrete licentie-indicatie: voor uw gebruikers-aantal, dat is geen geheim.
  • Exit-bepalingen: dataverstrekking bij contract-einde, exit-investering, vendor-lock-in.

Beoordelingscriteria vooraf vastleggen

De grootste fout in RFP-trajecten: criteria vastleggen na binnenkomst van antwoorden, met onbewuste voorkeur voor de "mooiste" presentatie. Beoordelingscriteria moeten vóór de RFP-uitzetting vastliggen, in scoring-template met gewichten per categorie. Drie beoordelaars onafhankelijk laten scoren, daarna consolideren.

Tijdslijn

  • RFP-opstellen: 2 tot 3 weken.
  • RFP uitgezet, antwoord-termijn: 4 tot 5 weken.
  • Vraag-en-antwoord-ronde halverwege: 1 sessie per kandidaat.
  • Beoordeling antwoorden: 2 weken.
  • Selectie van demo-kandidaten en planning demo's: 2 weken.

Onze rol

Inclusief: opstellen, uitzetten, vraag- en antwoord-coördinatie, beoordeling met scoring-template, partner-selectie voor demo-fase. Vendoronafhankelijk.

Gratis intake plannen

Wij leveren senior ERP consultants vanuit ons eigen team voor trajecten van mkb tot enterprise. Een vrijblijvende intake helpt u snel beslissen of u zelfstandig verder kunt of dat externe regie loont. Plan een gratis intake.

Verwant: ERP consultant inhuren, SAP GROW implementatie aanpak.