Magister is voor een school geen applicatie maar de administratie zelf. Cijfers, aanwezigheid, roosters en communicatie met ouders lopen erdoorheen, en als het hapert merkt de hele school het diezelfde dag. Tegelijk hangt het beheer bij veel scholen aan één persoon die het naast een lesgevende taak doet. Dat gaat goed tot het niet meer goed gaat, en dat is meestal in de weken rond de schooljaarovergang. Onze applicatiebeheerder Magister neemt dat beheer over of staat ernaast als achtervang, zodat de school niet stilvalt op het moment dat het er het meest toe doet.
Wat onze applicatiebeheerder Magister voor u oppakt
- De schooljaarovergang. Het zwaarste moment van het jaar, voorbereid en begeleid, met controles vooraf in plaats van repareren achteraf.
- Roosters en wijzigingen. De verwerking van roosterwijzigingen en de doorwerking daarvan naar leerlingen, docenten en ouders.
- Koppelingen. De uitwisseling met uw leeromgeving, toetssystemen en de landelijke uitwisseling bewaken, zodat gegevens kloppen zonder overtypen.
- Rechten en rollen. Wie mag wat zien, met bijzondere aandacht voor leerlinggegevens en de scheiding tussen docenten, mentoren en administratie.
- Ondersteuning bij piekmomenten. Rapportvergaderingen, examenperiodes en de start van het schooljaar, wanneer alles tegelijk moet werken.
Waarom het beheer bij scholen zo kwetsbaar is
Bij de meeste scholen zit de kennis over Magister in één hoofd, vaak bij iemand die er ooit is ingerold en het erbij is blijven doen. Zolang die persoon er is, merkt niemand het. Valt hij weg door ziekte, vertrek of gewoon een vakantie die samenvalt met de schooljaarovergang, dan blijkt dat niemand weet hoe de koppelingen zijn ingericht of waarom een bepaalde instelling zo staat. Op een school is dat extra vervelend, omdat de piekmomenten vastliggen in de schoolkalender en niet te verschuiven zijn. Onze aanpak is daarom niet alleen het werk overnemen maar vooral vastleggen hoe uw omgeving in elkaar zit, zodat de school niet meer van één persoon afhankelijk is.
Hoe wij het beheer oppakken
We beginnen met in kaart brengen hoe uw Magister is ingericht: welke koppelingen er zijn, hoe de rechten zijn opgebouwd en wat er rond de schooljaarovergang precies gebeurt. Dat leggen we vast in gewone taal, zodat het bruikbaar is voor iemand die het overneemt. Daarna pakken we het lopende beheer op, met extra aandacht voor de momenten die in uw schoolkalender staan. Onze applicatiebeheerder Magister werkt naast uw eigen mensen en neemt de inhoudelijke keuzes niet over; die blijven bij de school, want daar hoort de afweging over onderwijs thuis.
Wat het u oplevert
Het belangrijkste is dat de school niet meer stilvalt als één persoon wegvalt. Het scheelt uw eigen beheerder ook de piekdruk in de weken waarin hij ook nog voor de klas staat of het jaar moet afsluiten. En het scheelt vragen van ouders en docenten, want een groot deel daarvan komt voort uit gegevens die niet goed zijn doorgekomen uit een koppeling. Wie die koppelingen bewaakt, voorkomt het merendeel van die meldingen voordat ze binnenkomen.
U blijft eigenaar van uw inrichting
Wij werken in uw eigen omgeving en leggen vast hoe alles is ingericht. Die documentatie is van de school, niet van ons. Neemt uw eigen beheerder het weer over of komt er iemand nieuw, dan ligt alles klaar. Gezien de gevoeligheid van leerlinggegevens spreken we vooraf af wie waar bij kan en stemmen we dat waar nodig af met uw functionaris gegevensbescherming.
Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder Magister
Kunnen jullie de schooljaarovergang begeleiden?
Ja, en dat is voor veel scholen de aanleiding. We lopen de controles vooraf door en zijn erbij op het moment zelf, zodat het geen sprong in het diepe is.
Kunnen jullie tijdelijk invallen bij ziekte?
Ja. We kunnen het volledige beheer overnemen voor een periode, of alleen de piekmomenten opvangen als uw eigen beheerder er wel is maar het niet alleen redt.
Hoe gaan jullie om met leerlinggegevens?
We werken met de rechten die nodig zijn en niet meer, en leggen vast wie waar bij kan. Waar nodig stemmen we dat af met uw functionaris gegevensbescherming.
Doen jullie ook de koppeling met onze leeromgeving?
Ja. Die koppelingen zijn vaak de oorzaak van gegevens die niet kloppen, dus we kijken er standaard naar.
Werken jullie met eigen mensen?
Ja. Het werk ligt bij onze eigen specialisten met ervaring in het onderwijs. We sturen geen losse cv's door.
Hoe snel kunnen jullie beginnen?
Meestal binnen 1 tot 2 weken. Rond de schooljaarovergang plannen we het liefst eerder, omdat de voorbereiding dan begint.
Geef ons in twee zinnen uw situatie: welke onderwijssoort, hoeveel leerlingen en waar het nu knelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheerder voor onderwijs en Freelance applicatiebeheerder inhuren.