Bij een gemeente is applicatiebeheer zelden het beheer van één pakket. Het is de keten eromheen: een zaaksysteem dat gegevens haalt uit de basisregistraties, een belastingapplicatie die daarop leunt, burgerzaken die zijn eigen uitwisseling heeft, en een groeiend aantal koppelingen die ooit door een leverancier zijn neergezet. Gaat er ergens in die keten iets mis, dan merkt een inwoner het aan de balie of in het loket, en dan is het meteen zichtbaar. Onze specialist neemt dat beheer over en zorgt dat de keten heel blijft.

Wat onze applicatiebeheerder voor gemeenten oppakt

  • Uw zaaksysteem. Het dagelijkse beheer van pakketten als Centric Key2, Civision, iBurgerzaken, Decos JOIN of Xxllnc, inclusief de zaaktypen en processen die met de organisatie meebewegen.
  • Basisregistraties en uitwisseling. De koppelingen met BRP, BAG en WOZ bewaken, want als daar iets stilvalt, werkt het loket niet meer.
  • Digitale dienstverlening. De formulieren en het loket waar inwoners binnenkomen, met de authenticatie die daarbij hoort.
  • Archivering. Het technisch beheer rond bewaren en overbrengen, zodat u niet achteraf een reconstructie hoeft te maken.
  • De pieken in uw kalender. Belastingaanslagen, de jaarwisseling en verkiezingen zijn vaste momenten waarop alles moet werken; die plannen we vooruit in plaats van ze te ondergaan.

Waarom gemeentelijk beheer anders is dan bij een bedrijf

Twee dingen maken het verschil. Het eerste is dat u niet zelf bepaalt wat er verandert. Landelijke afspraken en wetgeving leiden tot wijzigingen in uitwisselingsformaten en registraties, en die komen op een moment dat het u niet uitkomt. Een gemeente die daar niet op voorbereid is, ontdekt pas bij de invoering dat een koppeling het niet meer doet. Het tweede is dat uw leveranciers een beperkte groep vormen en hun eigen releaseritme hanteren. U kunt daar weinig aan veranderen, maar u kunt wel zorgen dat iemand de aankondigingen leest en vertaalt naar wat het voor uw inrichting betekent. Dat is precies het werk dat er bij een gemeente structureel bij inschiet, omdat het niet urgent voelt tot het misgaat.

Hoe wij het beheer oppakken

We beginnen met de keten in kaart brengen: welke applicaties er zijn, welke koppelingen ertussen lopen en waar de foutmeldingen vandaan komen. Bij vrijwel elke gemeente blijkt er minstens één koppeling al langere tijd gedeeltelijk te falen zonder dat iemand het wist. Die achterstand pakken we eerst. Daarna richten we het lopende beheer in rond uw jaarkalender, met de drukke momenten vooruit gepland. Onze specialist werkt naast uw eigen functioneel beheerders en informatieadviseur; de inhoudelijke keuzes over dienstverlening blijven bij de gemeente.

Wat het u oplevert

Het meest zichtbaar is dat verstoringen aan de balie afnemen. Een groot deel daarvan komt niet uit een pakket zelf maar uit een koppeling die gegevens niet meer doorgeeft, en dat is te voorkomen door erop te letten. Minder zichtbaar maar minstens zo waardevol is dat de kennis over uw landschap niet meer bij één persoon zit. Bij gemeenten is dat een reëel risico, omdat het beheer vaak bij een of twee mensen ligt die het er al jaren bij doen. Doordat wij vastleggen hoe alles is ingericht, valt de organisatie niet stil als zij wegvallen.

U blijft eigenaar van uw inrichting

Wij werken in uw eigen omgeving en onder uw eigen contracten met leveranciers. Wat we inrichten en uitzoeken leggen we vast in documentatie die van de gemeente is en die u zelf kunt bijwerken. Wilt u het beheer terugnemen of aanbesteden, dan ligt alles klaar wat een opvolger nodig heeft. Er ontstaat geen situatie waarin alleen wij weten hoe uw keten in elkaar zit.

Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder voor gemeenten

Kennen jullie de gemeentelijke pakketten?

Ja, onze specialisten werken met de pakketten die in het gemeentelijk domein gangbaar zijn. Geef aan welke u gebruikt, dan zeggen we eerlijk of het aansluit bij de ervaring die we in huis hebben.

Werken jullie samen met onze leveranciers?

Ja, dat is onvermijdelijk bij een gemeente. We nemen het contact over waar dat helpt, zodat uw eigen mensen niet meer de tussenpersoon zijn bij elke storing.

Kunnen jullie rond een aanbesteding werken?

Ja. Bij een naderende aanbesteding is het juist waardevol dat vastligt hoe uw huidige inrichting werkt, want dat maakt de uitvraag concreter en de overgang beheersbaar.

Hoe gaan jullie om met persoonsgegevens van inwoners?

We werken met de rechten die nodig zijn en niet meer, en leggen vast wie waar bij kan. De opzet stemmen we af met uw functionaris gegevensbescherming.

Werken jullie met eigen mensen?

Ja. Het werk ligt bij onze eigen specialisten. We sturen geen losse cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Hoe snel kunnen jullie beginnen?

Meestal binnen 1 tot 2 weken. We starten met het in kaart brengen van uw keten en de foutmeldingen die er nu al liggen.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk zaaksysteem u gebruikt, hoeveel inwoners uw gemeente telt en waar het nu knelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheerder zaaksysteem en Koppelingen tussen applicaties laten onderhouden.