Vrijwel elke organisatie weet dat de documentatie van haar applicaties niet op orde is. Het staat al jaren op de lijst en het komt er nooit van, omdat het werk dringend is en documenteren dat nooit is. Het wordt pas een probleem op het moment dat het te laat is: iemand vertrekt, valt uit, of er komt een audit waarbij u moet laten zien hoe iets is ingericht. Wij leggen die kennis vast terwijl we beheren, zodat het geen apart project wordt dat opnieuw blijft liggen.

Wat wij voor u vastleggen

  • Hoe uw applicatie is ingericht. De keuzes die zijn gemaakt en waarom, niet alleen welke knop waar staat, want dat laatste staat al in de handleiding van de leverancier.
  • De koppelingen. Wat er wordt uitgewisseld met welke systemen, hoe vaak en wat er gebeurt als het misgaat.
  • Rollen en rechten. Hoe de autorisatiestructuur is opgebouwd en welke uitzonderingen er bestaan, inclusief de reden erachter.
  • Terugkerend werk. De handelingen die periodiek moeten gebeuren, zoals een jaarovergang of een maandafsluiting, stap voor stap.
  • Wat te doen bij storing. De meest voorkomende problemen en hoe ze worden opgelost, zodat een invaller niet vanaf nul begint.

Waarom de meeste documentatie ongelezen blijft

Er zijn twee manieren waarop het misgaat. De eerste is dat er te veel wordt vastgelegd: een document van tachtig pagina's dat elke schermafbeelding bevat, is na één update verouderd en wordt daarna door niemand meer geopend. De tweede is dat het in de taal van de bouwer is geschreven en niet in die van de lezer. Een opvolger heeft niet nodig te weten hoe alles technisch in elkaar zit; hij moet weten waarom een keuze zo is gemaakt en wat er gebeurt als hij hem wijzigt. Wij schrijven daarom kort en op beslissingsniveau, en houden bewust weg wat de leverancier zelf al documenteert. Dat levert iets op wat bijgehouden kán worden, en dat is het enige criterium dat telt.

Hoe wij het aanpakken

Documenteren achteraf werkt slecht, omdat niemand zich alles herinnert en het uitzoekwerk dan dubbel is. Wij leggen daarom vast tijdens het beheer: elke keer dat we iets uitzoeken of wijzigen, komt dat direct op papier. Bij een nieuwe klant beginnen we met de onderdelen waar het risico het grootst is, meestal de koppelingen en de terugkerende verwerkingen, want daar doet het pijn als de kennis wegvalt. De rest volgt gaandeweg. U krijgt de documentatie in een vorm die u zelf kunt bijwerken, niet in een systeem van ons waar u een licentie voor nodig heeft.

Wat het u oplevert

Het meest concrete is dat u niet meer afhankelijk bent van één persoon. Dat is niet alleen een risico bij vertrek maar ook bij vakantie, ziekte en simpelweg drukte. Daarbij komt dat inwerken sneller gaat: een nieuwe beheerder die kan lezen hoe uw omgeving is opgebouwd, is weken eerder productief dan iemand die het al doende moet ontdekken. En bij een audit of een leverancierswissel heeft u iets om te laten zien, in plaats van een reconstructie die u onder tijdsdruk moet maken.

De documentatie is van u

Wat wij vastleggen blijft van u, in een gewoon bestandsformaat dat u zelf kunt openen en bijwerken. Er zit geen tool van ons tussen en er is geen abonnement nodig om erbij te kunnen. Stapt u over naar een andere partij of neemt u het beheer zelf terug, dan gaat alles gewoon mee. Dat is precies het punt: documentatie die u niet kunt meenemen, lost het probleem niet op maar verplaatst het.

Veelgestelde vragen over applicatiedocumentatie

Wij hebben helemaal niets vastgelegd. Waar begint u?

Bij de koppelingen en de periodieke verwerkingen, want daar is het risico het grootst als de kennis wegvalt. De rest volgt gaandeweg tijdens het beheer.

Blijft het bijgewerkt?

Alleen als het onderdeel is van het beheer, en zo doen we het ook. Documentatie als los project is precies wat na een halfjaar weer verouderd is.

In welke vorm leveren jullie het?

In een gewoon formaat dat u zelf kunt openen en bijwerken, zonder tool of licentie van ons. U moet er ook bij kunnen als we niet meer voor u werken.

Is dit hetzelfde als de handleiding van de leverancier?

Nee, en dat is het punt. De leverancier beschrijft wat het pakket kan. Wij leggen vast hoe úw omgeving is ingericht en waarom, want dat staat nergens.

Kunnen jullie ook een overdracht begeleiden?

Ja. Als er iemand vertrekt, is dat vaak de aanleiding. We halen de kennis op zolang die persoon er nog is, want daarna wordt het uitzoekwerk.

Hoe snel kunnen jullie beginnen?

Meestal binnen 1 tot 2 weken. Bij een naderend vertrek plannen we eerder, omdat de waarde dan zit in het gesprek met degene die weggaat.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: om welke applicaties het gaat, wat er nu is vastgelegd en of er iemand vertrekt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheer uitbesteden en Koppelingen tussen applicaties laten onderhouden.