Er zijn twee manieren waarop organisaties met AI vastlopen. De eerste is niets doen, omdat het onderwerp te groot voelt en niemand weet waar te beginnen. De tweede is overal tegelijk beginnen, met een pilot hier en een tool daar, zonder dat iemand overziet wat het oplevert. Een quickscan voorkomt allebei. In korte tijd krijgt u een helder beeld van waar AI bij u het meeste kan doen, en waar het vooral geld en tijd kost.

Wat een AI quickscan oplevert

Aan het eind van de quickscan heeft u een rapport van een paar pagina's met drie tot vijf kansen, gerangschikt op wat ze opleveren en hoe moeilijk ze zijn. Per kans staat erbij welke tijd of welk geld het bespaart, welke gegevens en systemen ervoor nodig zijn, welke risico's er spelen en wat een eerste stap zou kosten aan tijd en inzet. Ook krijgt u een beeld van de basis: zijn uw gegevens op orde, gebruiken medewerkers al AI tools, en is er een beleid? En u krijgt een concreet voorstel voor wat u als eerste zou kunnen doen.

Hoe de quickscan verloopt

In de eerste week voeren we gesprekken met vijf tot tien mensen uit verschillende delen van de organisatie: de directie, een paar afdelingshoofden en vooral ook medewerkers die het werk zelf doen. We vragen waar de tijd naartoe gaat, wat frustreert en waar fouten ontstaan. We kijken mee in een paar processen en bekijken de systemen en gegevens. In de tweede week werken we de kansen uit, toetsen we ze bij de betrokkenen en schrijven we het rapport. We sluiten af met een presentatie waarin u alle vragen kunt stellen.

Waar wij in de AI quickscan naar kijken

We kijken naar werk dat veel tijd kost en zich herhaalt, zoals e-mail, offertes, dossiers en rapportages. Naar plekken waar informatie lastig te vinden is. Naar processen waar fouten geld kosten. En naar de randvoorwaarden: zijn de gegevens toegankelijk, is er een zakelijke AI omgeving en weten medewerkers wat wel en niet mag? We letten ook op de regels. Valt een toepassing onder de hoog risico categorieën van de AI verordening, dan zeggen we dat vooraf, zodat u niet later voor verrassingen komt te staan.

Quickscan of een uitgebreider onderzoek?

Een quickscan is bedoeld om snel richting te krijgen. Voor een organisatie die al verder is en wil weten hoe volwassen de aanpak is, past een breder onderzoek beter, zie AI maturity assessment. Wilt u na de quickscan meteen bewijzen dat een kans werkt, dan is de volgende stap vaak een proef van een paar weken met echte gegevens, zoals we beschrijven bij AI POC in 6 weken.

Voor wie een quickscan zinvol is

De quickscan past bij organisaties van twintig tot een paar duizend medewerkers die nog geen helder plan voor AI hebben, of waar losse initiatieven zijn ontstaan die om samenhang vragen. Hij is minder zinvol als u al precies weet wat u wilt bouwen. Dan kunnen we beter direct aan de slag. In een kort eerste gesprek stellen we samen vast wat bij u past.

Onafhankelijk advies

Wij verkopen geen software en hebben geen belang bij een bepaalde tool of leverancier. In de quickscan kijken we dus naar wat bij u past: soms is dat een functie die al in uw bestaande software zit, soms een zakelijke AI tool, soms maatwerk. En soms is de conclusie dat een kans beter met gewone automatisering kan worden opgelost dan met AI. Ook dat staat dan in het rapport.

Een AI quickscan laten uitvoeren

Onze AI specialisten voeren de quickscan zelf uit, van de gesprekken tot het rapport. Wie het eerste gesprek met u voert, doet ook het werk. Stel uw vraag en u hoort binnen een werkdag wanneer we kunnen starten.

Verwant: Freelance AI consultant, AI workshop voor bedrijven.