Veel B2B-organisaties krijgen orders binnen via email als PDF, Excel of vrije tekst. Handmatige overname kost minuten per order en is foutgevoelig. AI tackles deze flow met meetbare ROI.
Email-classificatie
Niet elke binnenkomende email is een order. Een eerste laag classificeert: order, factuur-reactie, klantvraag, spam. Per categorie een routing. Voor orders gaat het naar de extractie-laag, anders naar de juiste afdeling.
Order-extractie uit PDF en Excel
Form Recognizer voor gestructureerde PDFs, een LLM voor variabele formaten. Productcodes matchen tegen uw artikelmaster (vaak het lastigste). Quantity, prijs en levertijd extraheren met validatie tegen uw catalogus.
Validatie en uitzondering-routing
Onbekende productcode, prijs buiten verwachting, levertijd onhaalbaar: niet automatisch boeken maar naar customer service routeren met de extractie als concept. AI doet 70 tot 85 procent zelfstandig en geeft de mens een voorbereide flow.
Integratie met SAP, AFAS, Microsoft Dynamics
Orderaanmaak via API of EDI op het ERP. Concept-orders die wachten op goedkeuring zijn beter dan automatische orders met fouten. Voor de meeste klanten begint productie met concept-modus en migreert naar autonomous als kwaliteit dat toestaat.
Verwant: Freelance AI consultant inhuren, AI factuurverwerking.