Expense reports zijn een hate-job voor zowel medewerkers als finance. AI verkort de medewerker-tijd tot een minuut per declaratie en automatiseert finance-controle tot uitzonderingen-only.
Bonnetje-scan met vision LLM
Foto van bonnetje via app, vision LLM extraheert: leverancier, datum, bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag, BTW-percentage, categorie. Klopt vrijwel altijd op standaard-bonnetjes. Voor buitenlandse facturen ook munteenheid en wisselkoers.
Beleidscheck automatisch
Hoogte voor lunch boven beleid? Tax-deductible? In de juiste kostenplaats? AI controleert tegen uw expense-policy en flagt waar niet. Medewerker krijgt feedback voor indienen, finance krijgt cleane batch.
BTW-categorisatie
BTW op zakelijke kosten alleen aftrekbaar onder voorwaarden (geen zakenlunch met klant, wel met collega). AI categoriseert correct en zorgt dat BTW-aangifte klopt. Voor controllers een directe foutmarge-reductie.
Integratie met Concur, Yokoy, AFAS, Exact
Per platform een eigen integratie. Goedgekeurde declaraties landen als boeking in het ERP. Reimbursement gaat automatisch in salaris-batch. Geen tussen-Excel, geen herinvoer.
Hoe wij dit voor u realiseren
Wij automatiseren het verwerken van declaraties: bonnen en facturen uitlezen, koppelen aan de juiste kostenpost en toetsen aan uw beleid, met alleen de uitzonderingen naar een mens. Zo verdwijnt het handmatig overtypen en controleren, en worden declaraties sneller en consistenter afgehandeld.
Aan de slag
We leveren een werkend voorbeeld op uw eigen gegevens doorgaans binnen enkele weken en breiden uit op wat aantoonbaar werkt. We werken met een vast dagtarief of een projectprijs. In een vrijblijvend gesprek bepalen we samen de beste eerste stap.
Verwant: Freelance AI consultant, AI factuurverwerking.
