Planning wordt vaak pas zichtbaar als het misgaat. Een team dat het al weken te druk heeft, een machine die stilstaat terwijl er werk ligt, of iemand die er halverwege de maand achter komt dat de bezetting voor volgende week niet rondkomt. Het rare is dat de gegevens er meestal wel zijn, alleen niet naast elkaar. De vraag zit in het ene systeem, de beschikbare uren in het andere, en de vertaling ertussen zit in het hoofd van de planner. Een Tableau planning dashboard legt die twee naast elkaar en trekt de lijn vooruit, zodat u ziet waar het gaat knellen voordat het zover is.

Wat wij in uw Tableau planning dashboard bouwen

  • Capaciteit tegenover vraag. Wat er aan werk aankomt naast wat u aan mensen en middelen beschikbaar heeft, per week vooruit.
  • Over- en onderbezetting. Waar u te krap zit en waar capaciteit onbenut blijft, per team, afdeling of locatie.
  • Bezettingsgraad. Hoeveel van de beschikbare tijd daadwerkelijk aan werk besteed wordt, zonder dat het een afrekeninstrument wordt.
  • Wat er verschuift. Hoe de planning zich ontwikkelt ten opzichte van eerdere weken, zodat structurele scheefgroei opvalt.

Waarom Tableau voor uw planning dashboard

Planning is bij uitstek iets waar u doorheen wilt lopen. U ziet dat week 12 krap is en wilt weten of dat aan een enkel project ligt of aan een team dat structureel overvraagd wordt. Tableau leent zich daar goed voor: filteren op team, periode of soort werk zonder dat er telkens een nieuw overzicht gemaakt moet worden. Onze Tableau specialist bouwt die doorsnedes in, zodat uw planner niet bij elke vraag terug hoeft naar een analist. Maar een goed planning dashboard staat of valt niet bij de tool. De winst zit ervoor, in het gelijktrekken van hoe u capaciteit uitdrukt, want zolang de ene afdeling in uren rekent en de andere in dagdelen valt er niets naast elkaar te leggen.

Knelpunten zien terwijl u er nog iets aan kunt doen

Het verschil tussen een planning die werkt en een die knelt zit meestal in hoe ver vooruit u kijkt. Wie alleen naar deze week kijkt, kan niet meer schuiven. Wie zes tot acht weken vooruit kijkt, kan een project een week naar voren halen, tijdelijke capaciteit regelen of een klant op tijd laten weten dat het later wordt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het gebeurt zelden, omdat het vooruitkijken handwerk is dat er in een drukke week bij inschiet. Zodra dat beeld er automatisch staat, verandert het overleg. In plaats van te bespreken hoe u de komende week overleeft, gaat het over de piek die er over een maand aankomt en wat u daar nu aan kunt doen. Datzelfde geldt de andere kant op: onderbezetting is minder zichtbaar dan overbezetting, terwijl het net zo duur is. Een team dat structureel op zeventig procent draait terwijl een ander overloopt, is een probleem dat u pas oplost als u het naast elkaar ziet staan.

Tableau of een andere tool voor uw planning dashboard?

Tableau is prettig wanneer uw planner zelf wil kunnen wisselen tussen weken, teams en soorten werk zonder telkens iets te laten bouwen. Plant u alles in één pakket dat een bruikbaar bezettingsoverzicht levert, dan heeft u dit niet nodig. Het kantelt zodra uw vraag uit een ander systeem komt dan uw capaciteit, of zodra mensen en machines in hetzelfde beeld moeten. Werkt u al met Power BI of Qlik, dan bouwen we daarin.

Uw planning dashboard en uw data blijven van u

De vertaling waarmee uren, dagdelen en fte's vergelijkbaar worden, zit in de berekende velden en die krijgt u erbij. Dat is het meeste werk geweest en het is wat u niet opnieuw wilt doen. We houden het op team- en afdelingsniveau, zodat het geen afrekeninstrument voor individuen wordt. We bouwen in uw eigen omgeving en na oplevering kan uw eigen planner of een externe specialist het uitbreiden.

Veelgestelde vragen over een Tableau planning dashboard laten bouwen

Werkt dit met ons planningssysteem?

Vrijwel altijd. We halen de planning en de beschikbare uren op uit de systemen die u gebruikt en brengen ze samen. Geef aan waarmee u werkt, dan zeggen we wat past.

Werkt dit ook voor machines of middelen?

Ja. Of het nu om mensen, machines, ruimtes of voertuigen gaat, het principe blijft hetzelfde: beschikbare capaciteit naast de vraag die eraan komt.

Hoe ver vooruit kunnen we kijken?

Meestal zes tot acht weken, ver genoeg om nog te kunnen schuiven en dichtbij genoeg om betrouwbaar te zijn. Verder vooruit kan, maar wordt onzekerder naarmate de planning minder vastligt.

Wordt dit een afrekeninstrument voor onze mensen?

Dat hoeft niet en raden we ook af. We houden het op team- en afdelingsniveau, zodat het gesprek over de planning gaat en niet over individuele bezettingspercentages.

Moet het per se Tableau zijn?

Nee. Sluit Power BI of Qlik beter aan bij wat u al gebruikt, dan bouwen we daarin of adviseren we dat.

Hoe snel kunnen jullie het bouwen?

Meestal zijn we binnen 1 tot 2 weken aan de slag. We beginnen met hoe u capaciteit uitdrukt en waar uw planning nu staat.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: waar uw planning staat, wat u vooruit wilt zien en voor wie het dashboard is. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Kijk anders ook naar een Tableau projecten dashboard laten bouwen.