Bij grote bouw-, infra- en ICT-projecten lopen meldingen, bezwaren en suggesties van omwonenden, gebruikers en interne afdelingen vaak via mail of een gedeelde inbox. Wat dan ontbreekt is een vindbaar dossier en een aantoonbare opvolging. Power Apps bouwt daar een gestructureerde stakeholder-app overheen, met audit-trail naar de eisen van projectaudits en gemeentelijke procedures.
Wie zijn de stakeholders
Bij een binnenstedelijk bouwproject minimaal vier groepen: omwonenden, gemeente, onderaannemers en interne projectorganisatie. Bij een ICT-migratie: eindgebruikers, sleutelgebruikers per afdeling, security en finance. De app onderscheidt deze groepen in rollen, want hun input wordt verschillend behandeld en gewogen.
Indienen via web of app
Een Power Pages-formulier voor externen, een Teams-tab voor interne medewerkers, eventueel een QR-code op een bouwhek voor passanten. Iedere melding krijgt een uniek nummer, een categorie, een prioriteit en een eigenaar. Bijlagen zoals foto's, schetsen of geluidsmetingen koppelen direct aan de melding.
Audit-trail
Voor bouwprojecten met een omgevingsvergunning, en voor ICT-projecten onder een externe accountantscontrole, telt elke statuswijziging. Wie zag de melding wanneer, wie nam besluit X, op basis van welke argumentatie. Dataverse audit logt dit standaard. Een rapport per kwartaal naar de stuurgroep komt direct uit Power BI op die data.
Opvolging zonder verzanding
Het grootste risico is een snel groeiende lijst meldingen die niemand sluit. Een SLA per categorie, bijvoorbeeld zeven dagen voor een vraag en eenentwintig dagen voor een formeel bezwaar, met automatische herinneringen via Power Automate. Meldingen die over de SLA gaan staan rood op het stuurgroep-dashboard.
Praktijk
Bij een spoorinfraproject ving deze opzet ruim achthonderd meldingen op in achttien maanden, waarvan ongeveer vijftien procent leidde tot een aanpassing in planning of communicatie. De juridische afdeling gebruikte het dossier later in twee bezwaarprocedures, beide afgewezen mede dankzij de gedocumenteerde opvolging.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance IT consultant.