De registratie van nieuwe patiënten of cliënten verloopt in de zorg vaak nog via papieren formulieren aan de balie en een administratie die alles overtypt in het systeem. Dat kost tijd, geeft wachtrijen en gaat gepaard met fouten in gegevens die er juist toe doen. Wij bouwen met Power Apps een oplossing voor patiëntregistratie waarmee gegevens digitaal en zorgvuldig worden vastgelegd, met de nodige aandacht voor privacy, zodat uw zorgverleners meer tijd overhouden voor de zorg zelf.

Wat wij vastleggen bij de patiëntregistratie

De patiëntregistratie legt de gegevens vast die u nodig heeft om iemand goed te kunnen ontvangen en behandelen: persoonsgegevens, verzekering, huisarts en de administratieve zaken die daarbij horen. Wij richten dat in op uw type zorg, want een tandartspraktijk registreert anders dan een fysiotherapeut of een zorginstelling. Zo komt een registratie compleet en gestructureerd binnen in plaats van als een handgeschreven formulier dat de administratie nog moet ontcijferen en overtypen.

Patiëntregistratie die de patiënt vooraf kan invullen

Veel gegevens kan de patiënt prima zelf aanleveren, en liefst voor het bezoek. Door de patiëntregistratie vooraf digitaal in te laten vullen, staat alles al klaar als iemand binnenkomt, zonder wachtrij aan de balie en zonder overtypen. De patiënt vult het rustig thuis in, op een moment dat het uitkomt. Dat maakt de ontvangst soepeler en geeft de administratie schone, leesbare gegevens in plaats van een formulier dat ter plekke gehaast wordt ingevuld.

Patiëntregistratie die zorgvuldig met medische gegevens omgaat

Zorggegevens zijn bijzonder gevoelig, en daar hoort een navenante zorgvuldigheid bij. Wij richten de patiëntregistratie zo in dat gegevens afgeschermd worden bewaard, alleen toegankelijk voor wie ze nodig heeft, met vastlegging van wie inzage had. Zo voldoet u aan de eisen die de AVG aan gezondheidsgegevens stelt en houdt u de privacy van uw patiënten hoog. Wij bouwen die zorgvuldigheid vanaf het begin in, want bij medische gegevens is beveiliging geen sluitpost maar het uitgangspunt.

Patiëntregistratie zonder dubbele invoer

Niets is zo foutgevoelig als dezelfde gegevens meerdere keren overtypen. Doordat de patiëntregistratie digitaal binnenkomt, kunnen de gegevens rechtstreeks worden gebruikt in plaats van opnieuw ingevoerd. Waar mogelijk sluit de registratie aan op de systemen die u al gebruikt, zodat een patiënt niet twee keer hetzelfde hoeft door te geven en de administratie het niet twee keer hoeft in te kloppen. Dat scheelt tijd en voorkomt de tikfouten die in zorggegevens juist grote gevolgen kunnen hebben.

Patiëntregistratie die de wachtrij aan de balie verkort

Een volle wachtruimte terwijl mensen formulieren zitten in te vullen, hoort niet meer bij goede zorg. Doordat de registratie vooraf of digitaal gebeurt, verdwijnt de administratieve drukte aan de balie en kan de patiënt sneller geholpen worden. Dat geeft rust in de wachtruimte en een prettiger begin van het bezoek. De baliemedewerker richt zich op het ontvangen van mensen in plaats van op het uitdelen en innemen van papier.

Patiëntregistratie die aansluit op afspraken en planning

Een registratie hangt samen met een afspraak. Wij zorgen dat de patiëntregistratie aansluit op uw afspraken- en planningsproces, zodat een nieuwe patiënt meteen gekoppeld is aan de juiste afspraak en zorgverlener. Zo weet de behandelaar wie er komt en is de voorbereiding compleet. De registratie staat niet op zichzelf, maar is de eerste stap in een soepel lopend proces van aanmelding tot behandeling.

Patiëntregistratie die uw zorgteam ontlast

Elke minuut die niet aan administratie opgaat, is een minuut voor de patiënt. Door het registreren te vereenvoudigen en het overtypen te schrappen, houdt uw team tijd en aandacht over voor de zorg zelf. Dat verlaagt de werkdruk aan de balie en vermindert fouten in de gegevens. Zo ondersteunt de techniek het zorgproces in plaats van het te belasten, en merken zowel uw medewerkers als uw patiënten daar het verschil van.

Wat digitale patiëntregistratie u oplevert

U krijgt registraties die compleet en zorgvuldig binnenkomen, kortere wachtrijen, minder dubbele invoer en een team dat ontlast wordt, met de privacy stevig geregeld. Dat geeft meer tijd voor de zorg en een professionele, veilige indruk. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd uw huidige registratie kost, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw patiëntregistratie

Een eerste werkende opzet staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van de koppelingen en de eisen rond privacy. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf velden en teksten kunt aanpassen als uw registratieproces verandert. Zo staat de techniek in dienst van de zorg en niet andersom.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance Microsoft 365 consultant.