Voor een gratis netwerkborrel pakt u Eventbrite of een Microsoft Forms. Voor een congres met betaalde tickets, sessiekeuze, harde capaciteitsgrenzen en facturatie via uw eigen administratie loopt u snel tegen de grenzen daarvan op. Power Apps in combinatie met Power Pages voor de registratiepagina en een kassa-koppeling vult dat gat.
Aanmelding en capaciteit
De deelnemer kiest op een Power Pages-pagina het type ticket, eventuele dieetwensen en de sessies waarvoor hij zich aanmeldt. Capaciteit per sessie wordt realtime bewaakt, dus zodra de masterclass van prof. X vol zit verdwijnt die uit de keuzelijst. Een wachtlijst per sessie houdt u optioneel aan, met automatische promotie als iemand zijn keuze wijzigt.
Betaling
Voor betaalde events koppelt u Mollie, Stripe of Buckaroo aan de aanmeldflow. De deelnemer betaalt direct, en pas na succesvolle betaling staat de aanmelding op definitief. Een Power Automate flow stuurt de factuur door naar AFAS of Exact en zet de deelnemer op de definitieve lijst. Annuleringsvoorwaarden, bijvoorbeeld vijftig procent restitutie tot zeven dagen voor het event, regelt u in dezelfde flow.
Badges en naam-tags
Een dag voor het event genereert Power Automate een PDF met badges, klaar om te printen op standaard badge-papier. QR-code op de badge voor inchecken bij sessies, zodat u na afloop ziet wie er daadwerkelijk was. Voor congressen met certificering, bijvoorbeeld PE-punten in de zorg of accountancy, is die aanwezigheidsregistratie verplicht.
Communicatie voor en na
Bevestigingsmail, herinnering een week vooraf, herinnering een dag vooraf met de definitieve agenda en parkeerinstructies, en een follow-up de dag na het event met presentaties en eventuele opname. Power Automate met dynamische inhoud per deelnemer doet dit zonder mailtool van derden.
Koppeling met financiele administratie
De grootste tijdwinst zit in de boekhoudkoppeling. Aanmeldingen, betalingen en restituties staan binnen een dag in AFAS of Exact, met juiste grootboekrekening en btw-code. Wat handmatig per Eventbrite-export werd ingelezen, gebeurt nu automatisch, met een controlerapport naar de penningmeester.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance AFAS consultant.