Zzp'er worden: waar moet je aan denken?

Je hebt het besluit genomen: je wilt voor jezelf beginnen. Of je nu consultant wordt, als freelance developer aan de slag gaat of je eigen adviespraktijk start - de stap naar het zzp-schap is spannend en biedt veel vrijheid. Maar waar begin je? Welke zaken moet je regelen voordat je je eerste factuur kunt versturen? In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door alles wat je moet weten en regelen als je zzp'er wilt worden.

Wat is een zzp'er precies?

Zzp staat voor zelfstandige zonder personeel. Als zzp'er heb je een eigen bedrijf, maar neem je geen personeel in dienst. Je verhuurt jezelf aan verschillende opdrachtgevers en voert tijdelijke opdrachten uit. Je bent niet in dienst bij je opdrachtgevers - zij betalen jouw facturen.

Het verschil met een werknemer is fundamenteel: je hebt geen vast salaris, geen doorbetaling bij ziekte en geen werkgever die pensioen voor je opbouwt. Daar staat tegenover dat je volledige vrijheid hebt over wanneer je werkt, voor wie je werkt en hoeveel je rekent. Die vrijheid maakt het zzp-schap aantrekkelijk voor veel professionals.

In Nederland zijn er inmiddels meer dan 1,2 miljoen zzp'ers actief. Van consultants en IT'ers tot vertalers, marketeers en zorgprofessionals - in vrijwel elke sector kun je als zelfstandige aan de slag.

Rechtsvorm kiezen: eenmanszaak of bv?

Voordat je je inschrijft bij de KvK, moet je een rechtsvorm kiezen. Voor de meeste startende zzp'ers is de eenmanszaak de logische keuze. Het is de simpelste en goedkoopste manier om te beginnen. Je hoeft geen notaris in te schakelen en er is geen startkapitaal vereist.

Het nadeel van een eenmanszaak is dat je persoonlijk aansprakelijk bent voor schulden van je bedrijf. Gaat het financieel mis, dan kunnen schuldeisers ook je privevermogen aanspreken. Voor veel zzp'ers is dit risico beperkt, zeker als je diensten verleent en geen grote investeringen doet.

Een bv (besloten vennootschap) biedt meer bescherming: je bent alleen aansprakelijk tot het bedrag dat je in de bv hebt gestort. Maar een bv brengt ook meer administratie, kosten en verplichtingen met zich mee. Voor de meeste startende zzp'ers is een bv pas interessant vanaf een winst van ongeveer 100.000 euro per jaar, of wanneer je specifieke aansprakelijkheidsrisico's wilt beperken.

Inschrijven bij de KvK

Je bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel is verplicht en de officiele start van je ondernemerschap. De inschrijving kost eenmalig ongeveer 85 euro. Je kunt een afspraak maken op een KvK-kantoor bij jou in de buurt.

Bij je inschrijving moet je een aantal zaken invullen:

• Bedrijfsnaam: dit mag je eigen naam zijn of een handelsnaam. Check vooraf of de naam nog beschikbaar is.
• Bedrijfsomschrijving: een korte omschrijving van wat je doet. De KvK-medewerker helpt je bij het kiezen van de juiste SBI-code.
• Startdatum: dit mag tot vijf jaar in het verleden liggen, handig als je al opdrachten hebt gedaan.
• Vestigingsadres: dit mag je huisadres zijn.

Na inschrijving ontvang je direct je KvK-nummer. Dit nummer moet je vermelden op al je facturen, offertes en zakelijke communicatie.

Belastingdienst en btw-nummer

De KvK geeft je inschrijving automatisch door aan de Belastingdienst. Binnen twee weken ontvang je per post je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer. Met je btw-id kun je facturen versturen en btw in rekening brengen.

Als zzp'er krijg je te maken met twee soorten belasting:

• Omzetbelasting (btw): je brengt 21% btw in rekening aan je klanten en draagt dit af aan de Belastingdienst. De btw die je zelf betaalt (bijvoorbeeld voor je laptop of software) mag je aftrekken.
• Inkomstenbelasting: over je winst (omzet minus kosten) betaal je inkomstenbelasting. Dit doe je via je jaarlijkse aangifte.

Let op: verwacht je minder dan 20.000 euro omzet per jaar? Dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je brengt dan geen btw in rekening, maar kunt ook geen btw aftrekken. Voor veel zzp'ers is dit niet voordelig, maar het scheelt wel administratie.

Je administratie opzetten

Een goede administratie bijhouden is wettelijk verplicht. Je moet alle inkomsten en uitgaven vastleggen, facturen bewaren en een overzicht hebben van je financiele situatie. De bewaarplicht is 7 jaar - zorg dus dat je alles goed archiveert.

Je administratie kun je zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder. Voor veel startende zzp'ers is een online boekhoudprogramma de beste keuze. Populaire opties zijn:

• Moneybird: gebruiksvriendelijk, populair onder zzp'ers, vanaf 12 euro per maand.
• e-Boekhouden: betaalbaar en compleet, vanaf 9,50 euro per maand.
• Exact Online: uitgebreider, geschikt als je wilt groeien.

Met een boekhoudprogramma maak je facturen, houd je je inkomsten en uitgaven bij en kun je eenvoudig je btw-aangifte voorbereiden. De meeste programma's koppelen ook met je zakelijke bankrekening, zodat transacties automatisch worden ingelezen.

Welke verzekeringen heb je nodig?

Als zzp'er heb je geen werkgever die je vangt bij ziekte of aansprakelijkheid. Het is daarom belangrijk om jezelf goed te verzekeren. Dit zijn de belangrijkste verzekeringen om te overwegen:

Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB)

Dekt schade die je per ongeluk veroorzaakt bij een opdrachtgever. Denk aan het morsen van koffie over een dure laptop of het per ongeluk beschadigen van eigendommen. Kost vaak slechts enkele euro's per maand.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

Dekt schade die ontstaat door fouten in je werk. Als consultant of adviseur is dit een belangrijke verzekering: geef je een verkeerd advies waardoor een klant schade lijdt, dan ben je gedekt. Veel opdrachtgevers eisen dat je een BAV hebt.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)

Keert uit als je door ziekte of een ongeval niet meer kunt werken. Dit is de duurste verzekering (vaak 150 tot 400 euro per maand), maar ook de belangrijkste. Zonder AOV heb je geen inkomen als je langdurig ziek wordt. Let op de wachttijd en het dekkingspercentage bij het afsluiten.

Rechtsbijstandverzekering

Handig bij conflicten met opdrachtgevers, bijvoorbeeld over facturen die niet betaald worden. Niet verplicht, maar kan veel stress en kosten besparen.

Belastingvoordelen: zelfstandigenaftrek en startersaftrek

Als zzp'er heb je recht op verschillende belastingvoordelen, mits je voldoet aan het urencriterium. Dit betekent dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Dat komt neer op gemiddeld drie werkdagen per week.

Zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek is een bedrag dat je mag aftrekken van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. In 2024 is de zelfstandigenaftrek 3.750 euro en deze wordt de komende jaren verder afgebouwd. Ondanks de afbouw levert het je nog steeds honderden euro's belastingvoordeel op.

Startersaftrek

Ben je net gestart als zzp'er? Dan heb je in de eerste vijf jaar van je onderneming maximaal drie keer recht op de startersaftrek. Dit is een extra aftrekpost van 2.123 euro bovenop de zelfstandigenaftrek. Je moet wel voldoen aan het urencriterium.

MKB-winstvrijstelling

Na aftrek van de zelfstandigenaftrek en eventuele startersaftrek krijg je nog een extra voordeel: de MKB-winstvrijstelling. Dit is een vrijstelling van 13,31% over de resterende winst. Hoe hoger je winst, hoe meer voordeel je hiervan hebt.

Zakelijke bankrekening openen

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, is het sterk aan te raden om een zakelijke bankrekening te openen. Het scheidt je zakelijke en privefinancien, wat je administratie een stuk overzichtelijker maakt. Bovendien oogt het professioneler richting opdrachtgevers.

Veel banken bieden zakelijke rekeningen aan voor zzp'ers. Let bij je keuze op:

• Maandelijkse kosten (sommige banken zijn gratis, andere rekenen 5 tot 15 euro per maand)
• Koppelmogelijkheden met boekhoudprogramma's
• Mobiel bankieren en gebruiksgemak
• Eventuele kredietmogelijkheden voor later

Je eerste klanten vinden

Je bent ingeschreven, verzekerd en klaar om te starten. Nu komt het belangrijkste: klanten vinden. Voor veel startende zzp'ers is dit de grootste uitdaging. Een paar tips:

• Activeer je netwerk: laat je oud-collega's, vrienden en kennissen weten dat je voor jezelf begint. Vaak komen de eerste opdrachten uit je directe netwerk.
• LinkedIn: optimaliseer je profiel en wees actief. Deel je expertise, reageer op posts en maak connecties in je vakgebied.
• Platforms: meld je aan op freelance-platforms zoals Consultant.nl, waar opdrachtgevers actief zoeken naar consultants en freelancers.
• Website: een simpele website met je diensten, ervaring en contactgegevens is een goede basis voor je online zichtbaarheid.

Complete checklist: zzp'er worden

Hieronder een overzicht van alle stappen die je moet doorlopen om als zzp'er te starten: