Factureren als freelancer: wat zijn de wettelijke betalingstermijnen?

Je hebt een opdracht afgerond, je factuur verstuurd en nu begint het wachten. Wanneer mag je die betaling verwachten? En wat als je opdrachtgever niet op tijd betaalt? Als freelancer is een gezonde cashflow essentieel, en het begrijpen van de wettelijke betalingstermijnen helpt je om grip te houden op je financien. In dit artikel leggen we alles uit over betalingstermijnen, factuureisen en wat je kunt doen bij wanbetalers.

Wat is de wettelijke betalingstermijn?

De wettelijke betalingstermijn in Nederland is standaard 30 kalenderdagen. Dit betekent dat je opdrachtgever 30 dagen de tijd heeft om je factuur te betalen, gerekend vanaf de dag dat je de factuur verstuurt. Let op: het gaat om kalenderdagen, niet om werkdagen.

Deze termijn geldt automatisch wanneer je geen andere afspraken hebt gemaakt met je opdrachtgever. De regeling is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en geldt sinds 16 maart 2013 voor alle zakelijke transacties in Nederland. Als freelancer of zzp'er is het belangrijk om te weten dat je niet afhankelijk bent van wat een opdrachtgever beweert: de wet beschermt je.

Betalingstermijn per type opdrachtgever

De wettelijke betalingstermijn verschilt per type opdrachtgever. Hieronder een overzicht van de regels die voor jou als freelancer van toepassing zijn.

Grote bedrijven

Sinds 1 juli 2022 geldt voor grote bedrijven een maximale betalingstermijn van 30 dagen richting kleine ondernemingen zoals zzp'ers. Dit is vastgelegd in de Wet tegengaan van onredelijk lange betaaltermijnen. Een groot bedrijf mag dus niet meer eenzijdig bepalen dat ze pas na 60 of 90 dagen betalen. Doet een grote opdrachtgever dat toch? Dan is dat beding vernietigbaar en geldt alsnog de wettelijke termijn van 30 dagen.

MKB-bedrijven (onderling)

Tussen kleine en middelgrote bedrijven onderling mag een langere betalingstermijn worden afgesproken, tot maximaal 60 dagen. Dit moet dan wel expliciet in de overeenkomst worden vastgelegd. Zonder afspraken geldt de standaard van 30 dagen. Een betalingstermijn langer dan 60 dagen is in principe niet toegestaan, tenzij beide partijen objectief kunnen aantonen dat dit niet nadelig is.

Overheidsinstellingen

Voor opdrachten aan overheidsinstellingen geldt een betalingstermijn van 30 dagen. Hiervan afwijken is vrijwel onmogelijk. De overheid hanteert de Algemene Rijksvoorwaarden en is gebonden aan strikte betaalregels. In uitzonderlijke gevallen kan de termijn worden verlengd tot 60 dagen, maar dit komt zelden voor.

Particulieren en consumenten

Lever je als freelancer diensten aan consumenten? Dan ben je vrijer in het bepalen van de betalingstermijn. Voor particulieren geldt geen wettelijke maximale betalingstermijn. Je kunt zelf bepalen welke termijn je hanteert, mits je dit duidelijk vermeldt in je contract of algemene voorwaarden.

14 dagen of 30 dagen: welke betalingstermijn kies je?

Een veelgehoord misverstand is dat de wettelijke betalingstermijn 14 dagen zou zijn. Dat klopt niet. De wettelijke standaard is 30 dagen. Een betalingstermijn van 14 dagen is niet wettelijk verplicht, maar wel een veelgebruikte keuze onder freelancers en zzp'ers.

Je bent als freelancer vrij om een kortere betalingstermijn te hanteren. Veel zelfstandigen kiezen bewust voor 14 dagen om hun cashflow gezond te houden. Er geldt immers geen minimale betalingstermijn, dus je mag ook 7 of 8 dagen hanteren als je dat wilt. Houd er wel rekening mee dat een te korte termijn sommige opdrachtgevers kan afschrikken, zeker bij grotere bedrijven met vaste betaalruns.

Ons advies: een betalingstermijn van 14 dagen is voor de meeste freelancers een goede balans tussen snel betaald worden en redelijk zijn naar je opdrachtgever. Spreek dit altijd vooraf af en leg het schriftelijk vast.

Betalingstermijn vastleggen: hoe doe je dat?

Het is niet voldoende om alleen op je factuur te vermelden dat de betalingstermijn 14 dagen is. Hoewel het een goed gebruik is om de termijn op je factuur te zetten, is dit op zichzelf niet rechtsgeldig. Om juridisch sterk te staan, moet je de betalingstermijn vastleggen op de volgende manieren:

• Opdrachtovereenkomst: neem de betalingstermijn op in je contract en laat je opdrachtgever hiervoor tekenen.
• Algemene voorwaarden: vermeld de betalingstermijn in je algemene voorwaarden en zorg dat deze van toepassing zijn verklaard op de opdracht.
• Offerte: benoem de betalingstermijn al in je offerte, zodat je opdrachtgever vooraf weet waar hij aan toe is.
• Factuur: vermeld de termijn ook op je factuur als herinnering, inclusief de uiterste betaaldatum.

Door de betalingstermijn op meerdere plekken vast te leggen, sta je juridisch sterker als je ooit een factuur moet incasseren. Het is verstandig om de betalingstermijn al voor aanvang van de opdracht te bespreken met je opdrachtgever.

Wat als je factuur niet betaald wordt?

In de praktijk betalen klanten in Nederland gemiddeld pas na zo'n 42 dagen, ondanks een betalingstermijn van 30 dagen. Dat is vervelend, maar gelukkig heb je als freelancer duidelijke rechten als een factuur niet op tijd wordt betaald.

Stap 1: Stuur een betalingsherinnering

Is de betalingstermijn verlopen? Stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Soms is het simpelweg een vergissing of ligt de factuur nog bij de financiele afdeling. Vermeld in je herinnering het oorspronkelijke factuurnummer, het openstaande bedrag en de nieuwe uiterste betaaldatum.

Stap 2: Stuur een aanmaning

Reageert je opdrachtgever niet op de herinnering? Dan stuur je een formele aanmaning. Als je opdrachtgever een bedrijf is, ben je wettelijk niet verplicht om eerst een kosteloze aanmaning te sturen voordat je incassokosten in rekening brengt. Bij consumenten ben je dat wel verplicht.

Stap 3: Schakel een incassobureau in

Lukt het niet om de betaling zelf te innen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij je wanbetaler.

Let op: een onbetaalde factuur kan verjaren. Voor zakelijke facturen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Zorg ervoor dat je binnen deze termijn actie onderneemt.

Incassokosten en wettelijke handelsrente

Als je opdrachtgever niet op tijd betaalt, heb je als freelancer recht op twee vormen van compensatie: incassokosten en wettelijke handelsrente.

Incassokosten

Je mag als zzp'er direct een vergoeding voor incassokosten in rekening brengen bij zakelijke klanten, zonder dat je eerst een aanmaning hoeft te sturen. Het minimumbedrag is 40 euro. De verdere hoogte van de incassokosten hangt af van het openstaande factuurbedrag en wordt berekend volgens een wettelijk vastgesteld percentage.

Wettelijke handelsrente

Naast incassokosten mag je ook wettelijke handelsrente berekenen over het openstaande bedrag. Bij zakelijke transacties (B2B) geldt de wettelijke handelsrente, die een stuk hoger ligt dan de reguliere wettelijke rente. De rente wordt berekend vanaf de dag dat de betalingstermijn is verstreken tot de dag dat het volledige bedrag is voldaan.

Een belangrijk detail: volgens de wet strekt een betaling eerst in mindering op de rente en kosten, en daarna pas op de hoofdsom. Dit betekent dat je opdrachtgever eerst de rente en incassokosten betaalt voordat het oorspronkelijke factuurbedrag wordt afgelost.

Factuureisen: wat moet er op je factuur staan?

Een correcte factuur is niet alleen belangrijk voor je eigen administratie, maar ook een wettelijke verplichting. Voldoet je factuur niet aan de eisen van de Belastingdienst, dan kan je opdrachtgever mogelijk geen btw aftrekken. Dit zijn de verplichte gegevens:

• Je volledige naam en adres (en die van je opdrachtgever)
• Je btw-identificatienummer (het nummer met "NL" ervoor)
• Je KvK-nummer
• Een uniek, opvolgend factuurnummer (bijvoorbeeld 2026001, 2026002, etc.)
• De factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief (0%, 9% of 21%) en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw
• De betalingstermijn en uiterste betaaldatum

Tip: maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan vermeld je geen btw op je factuur, maar voeg je de vermelding "vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB" toe.

Als freelancer ben je verplicht om je facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Dit mag digitaal, zolang de facturen goed leesbaar en controleerbaar blijven. Bij diensten die verband houden met onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Veelgestelde vragen