De ERP-vraagstukken bij universiteiten en onderzoeksinstellingen draaien zelden om gewone boekhouding. Een NWO- of Horizon Europe-subsidie kent een eigen looptijd, een eigen verantwoording en een audit-trail per kostenpost. Daarnaast lopen rijksbekostiging, derde geldstroom en commerciële opdrachten allemaal door dezelfde finance-administratie. Een ERP dat dat niet zaakgericht aankan, dwingt uw controllers terug naar losse Excel-bestanden en levert risico op bij een EU-audit. Wij beginnen daarom bij uw geldstromen en uw grant-administratie, niet bij de standaardmodules.
Wat wij voor u doen in universiteiten en onderzoek
- Pakketselectie. Wij kiezen onafhankelijk het ERP dat bekostiging, grants en derde geldstroom echt aankan, passend bij het type instelling en de subsidiebronnen waar u mee werkt.
- Implementatie. Onze eigen senior consultants richten het systeem in, zetten uw lopende subsidieprojecten en hun verantwoordingshistorie zonder verlies over en begeleiden de overstap met uw controllers erbij.
- Integratie. Wij verbinden uw ERP met grant-tooling, studenten-administratie en de koppelingen die uw bekostiging aansturen, zodat verantwoording en finance één geheel vormen.
- Optimalisatie. Loopt een live ERP vast op subsidieverantwoording of doorbelasting van overhead? Wij brengen de knelpunten in kaart en lossen ze op.
Welke ERP-pakketten passen bij universiteiten en onderzoek?
Er is geen standaard-ERP voor het wetenschapsbestel. SAP zit dominant bij Nederlandse universiteiten met diepe ondersteuning voor bekostiging en grants, Oracle EBS bedient research-instituten en bij specifieke onderzoeksorganisaties zien wij Workday Finance. Daarnaast loopt grant-tooling als InfoEd, Cayuse of Researchfish vaak naast het ERP. Wij wegen die opties af op wat past bij uw instelling en uw subsidiestromen, niet op wie de provisie betaalt.
Grant management en subsidieverantwoording die een audit doorstaat
Een Horizon Europe-grant kent strakke verantwoordingseisen met een audit-trail per kostenpost en een eigen looptijd die zelden gelijkloopt met uw boekjaar. Tegelijk raken commerciële opdrachten, contractonderzoek en kostenoverhead direct finance en valorisatie. Wij zorgen dat uw ERP overhead-tarieven en doorbelastingen naar specifieke fondsen zaakgericht aanstuurt, zodat u niet uitkomt bij eindejaarsdiscussies of een externe administratie die los van uw systeem leeft. Bij een EU-audit komt de onderbouwing dan gewoon uit het systeem.
Veelgestelde vragen over ERP voor universiteiten en onderzoek
Wat kost een ERP-traject voor universiteiten en onderzoek uitbesteden?
Dat hangt af van de scope: het aantal gebruikers, de subsidiebronnen die u verantwoordt, de koppelingen met grant-tooling en hoeveel datamigratie er nodig is. We brengen dat eerst samen in kaart. Pas als we de scope kennen, weet u precies waar u aan toe bent. Geen verrassingen achteraf.
Werken jullie met eigen consultants?
Ja. Onze eigen senior ERP-consultants voeren het traject voor u uit, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.
Kunnen jullie grant management en bekostiging in één systeem krijgen?
Ja. Juist het samenspel tussen subsidieverantwoording, rijksbekostiging en derde geldstroom bepaalt of een ERP in deze sector werkt. We richten die stromen zo in dat een NWO- of Horizon Europe-project en uw reguliere finance uit dezelfde administratie komen.
Hoe zetten jullie onze lopende subsidieprojecten over?
Datamigratie hoort bij het traject. We halen lopende grants, hun verantwoordingshistorie en de bijbehorende boekingen schoon over, testen grondig en begeleiden de overstap zodat uw verantwoording geen audit-trail verliest.
Hoe lang duurt zo'n traject?
Een gerichte pakketselectie kost meestal een paar weken. Een volledige implementatie loopt, afhankelijk van de scope, van enkele maanden tot langer. In 2026 zien we dat een gefaseerde aanpak het snelst resultaat geeft: eerst finance en grants, daarna de koppelingen met studenten-administratie en bekostiging.
Kunnen jullie ook een vastgelopen implementatie vlottrekken?
Ja. We stappen ook in op een live ERP dat niet levert wat beloofd was. We brengen de knelpunten in subsidieverantwoording, overhead-doorbelasting of integratie in kaart en pakken ze gericht aan.
Geef ons in twee zinnen uw situatie: type instelling, omvang en welke pakketten of subsidiestromen in beeld zijn. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook voor onderwijsinstellingen doen wij dit.