Magister, Eduarte, OSIRIS en Topicus zijn de werkelijke registers van een onderwijsinstelling. Daar staan de inschrijvingen, de cohorten, de bekostigingsindicatoren. Het ERP eromheen mag dat niet dubbelen, maar moet er wel betrouwbaar op rekenen. Onderwijs-ERP gaat in de kern over die koppelvlakken.
PO, VO, MBO en HBO zijn niet hetzelfde traject
Een basisschoolbestuur met vier scholen draait een ander pakket dan een MBO met 12.000 deelnemers. AFAS Onderwijs is sterk in PO/VO en kleinere besturen. Bij grotere MBO- en HBO-instellingen ziet u Unit4 ERPx en Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations terugkomen, vaak naast OSIRIS voor de studentenadministratie. Dat onderscheid sturen we vooraan in de scopevraag.
OCW, ESF en de jaarrekening
OCW-bekostiging, ESF-projectadministratie en de RJ660-jaarrekening leggen vaste eisen op aan de inrichting. Projectadministratie voor subsidies is geen leuke extra: zonder urenregistratie per WBS en correcte kostendragers blijft cofinanciering hangen in een controlevraag. Dat moet vanaf dag één goed staan, niet erbij worden gebouwd.
Fusie als trigger
De aanleiding voor een ERP-traject is bij onderwijs vaak een bestuurssamenvoeging of fusie. Twee schoolbesturen, twee pakketten, twee rekeningschema's, twee inrichtingen voor verlofregelingen. Wij begeleiden de harmonisatie: één rekeningschema, één HR-CAO-inrichting, één rapportagelijn naar het college van bestuur.
Wat we concreet doen
We schrijven het programma van eisen, beoordelen leveranciers tegen de werkelijke onderwijsprocessen en bewaken dat de implementatiepartner niet overpromist op koppelingen met Magister of OSIRIS. Tijdens de uitvoering nemen we de rol van projectleider of testcoördinator. Onafhankelijk, op interim-basis.
Verwant: ERP consultancy, AFAS.