De grootste fout in horeca-ERP is denken dat de PMS of de POS het werk doet. Mews boekt kamers, Lightspeed slaat aan, untill telt de borrels, MICROS Opera draait al twintig jaar in de ketens. Geen van die systemen sluit uw boekjaar. De vraag is hoe u POS-tot-grootboek dichttimmert zonder dat de chef en de receptionist het merken.
F&B-inkoop is waar het lek zit
Bidfood, Sligro en Hanos leveren elk in eigen formaten. Apicbase of een vergelijkbaar receptuursysteem koppelt artikelen aan gerechten en gerechten aan allergenen. Wie dat niet automatiseert, herrekent foodcost handmatig en ontdekt de marge-erosie pas op de jaarrekening. HACCP-temperaturen en houdbaarheidsdata horen in dezelfde stack: één keer registreren, overal beschikbaar.
Twee btw-tarieven en een tronc
Eten 9%, drank 21%, kamerverhuur 9%, parkeren 21%. Een rekening waarop alles staat moet bij afsluiting netjes splitsen, anders klopt de aangifte niet. De tronc-regeling voor fooien vraagt om een aparte loonstroom met eigen fiscale behandeling. AFAS of Nmbrs aan de loonkant, gekoppeld aan de PMS-uren, voorkomt dat u in december de hele kerstperiode handmatig narekent.
Multi-property of zelfstandig
Een keten met twaalf hotels heeft een ander vraagstuk dan een familiehotel op de Veluwe. Bij multi-property gaat het om geconsolideerde rapportage, centrale inkoopcontracten en uniforme rekeningschema's per land. Bij zelfstandig gaat het om eenvoud en een eigenaar die op zondagavond de cijfers wil zien. Hetzelfde Mews dient beide, maar de inrichting verschilt fundamenteel.
Loonkosten als hoofdpost
Personeel is in de horeca 35 tot 45 procent van de omzet. Uurplanning gekoppeld aan bezetting (RevPAR, couverts) is geen leuke dashboard-feature, dat is uw resultaatrekening. Een ERP dat de planning niet ziet, mist de helft van het verhaal. Wie hier op kosten bespaart, betaalt het terug in personeelsverloop.
Verwant: ERP consultancy, finance consultant.