Stamdata opschonen mislukt zelden door de techniek. Het mislukt omdat niemand eigenaar is: iedereen mag klanten en artikelen aanmaken, niemand is van het bestand en de grote schoonmaak wijkt elk kwartaal voor dringender werk. Wie wel eenmalig schoonmaakt, ziet de vervuiling binnen een half jaar terugkomen, omdat er aan de invoer niets veranderd is. Wij beginnen daarom bij de bestanden die de meeste pijn doen en bij de vraag wie erover gaat, niet bij een nieuw stuk software.

Wat wij voor u doen

  • De schade meten. Hoeveel dubbele klanten, hoeveel artikelen zonder complete gegevens, en wat dat kost in het dagelijkse werk. Cijfers, geen gevoel.
  • Eigenaarschap regelen. Per bestand één eigenaar die beslist over definities en wijzigingen. Gewoon belegd bij bestaande mensen, geen extra bestuurslaag erbij.
  • Opschonen. Dubbele records samenvoegen, ontbrekende gegevens aanvullen en naamgeving gelijktrekken, met vaste regels over wat geldt als bronnen elkaar tegenspreken.
  • Schoon houden. Verplichte velden bij het aanmaken, controle op dubbelen aan de poort en een maandelijkse meting die nieuwe vervuiling direct laat zien.

Waarom een grote schoonmaak alleen niet werkt

Elke dag komen er nieuwe klanten, artikelen en leveranciers bij, ingevoerd door verschillende afdelingen met verschillende gewoonten. Zolang iedereen vrij mag aanmaken, groeit de vervuiling sneller dan u kunt schonen. Daarom pakken wij beide tegelijk aan: de bestaande bestanden schoon, en de invoer zo ingericht dat schoon ook schoon blijft. Dat tweede is het echte werk, en precies het deel dat bij een eenmalige actie wordt overgeslagen.

Eén waarheid in al uw rapportages

Als verkoop en finance verschillende cijfers laten zien over dezelfde klant, zit het verschil bijna altijd in de stamdata en de definities. Wat telt als actieve klant, welke indeling van artikelen geldt, onder welk bedrijfsonderdeel valt een vestiging? Zolang elke afdeling daar zelf over beslist, blijft elke cijferdiscussie een welles-nietes. Wij leggen de definities op één plek vast en richten het ERP daarop in, zodat elke rapportage uit dezelfde bron komt.

Veelgestelde vragen over stamdata in uw ERP

Hebben we hier aparte software voor nodig?

Om te starten meestal niet. De meeste pakketten bieden genoeg om verplichte velden, controles en eigenaarschap in te richten. Aparte software wordt pas interessant als meerdere systemen dezelfde stamdata delen.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Hoe snel zien we resultaat?

Het eerste zichtbare resultaat staat er binnen weken, omdat we beginnen bij het bestand dat de meeste pijn doet. Alles gelijktrekken over alle afdelingen is eerder een kwestie van maanden, in een tempo dat uw organisatie aankan.

Kan dit tijdens een lopende implementatie?

Juist dan. Schone gegevens voor de overstap schelen ruwweg de helft van het migratiewerk en voorkomen dat u de vervuiling van het oude pakket meeneemt naar het nieuwe.

Hoe voorkomen we dat het over een jaar weer vervuild is?

Door de combinatie van strakke invoer, een eigenaar per bestand en een maandelijkse meting. Vervuiling die binnen een maand zichtbaar wordt, is een kleine correctie. Vervuiling die een jaar onzichtbaar blijft, is een project.

Werkt dit ook met meerdere vestigingen of systemen?

Ja, en daar is het vaak juist de aanleiding: elke vestiging hanteert eigen nummering en definities, waardoor het samenvoegen van cijfers handwerk blijft. Gelijktrekken over vestigingen heen is dan de kern van het traject.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, welke bestanden de meeste pijn doen en of er een overstap of samenvoeging speelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook de overstap van uw data naar een nieuw ERP voeren wij uit.