De communicatie met leveranciers verloopt bij veel organisaties via een wirwar van mails, telefoontjes en losse bestanden: orders die worden bevestigd per mail, facturen die kwijtraken, documenten die telkens opnieuw worden opgevraagd. Wij bouwen met Power Pages een leveranciersportaal waarin uw leveranciers zelf hun orders, facturen en gegevens beheren, op één plek, gekoppeld aan uw eigen systemen.
Wat een leveranciersportaal uw leveranciers laat doen
Een goed leveranciersportaal geeft uw leveranciers zelfservice voor wat nu telkens via uw inkoop- of financeafdeling loopt: inkooporders inzien en bevestigen, facturen indienen en de status volgen, contactgegevens en documenten actueel houden. Wij bouwen dat met de standaardcomponenten van Power Pages, afgestemd op uw processen. Zo hoeven uw leveranciers niet meer te bellen of te mailen voor iets wat ze net zo goed zelf kunnen regelen, en houdt uw afdeling tijd over voor het echte werk.
Een leveranciersportaal dat koppelt aan uw inkoop en ERP
Een portaal is pas nuttig als het met uw echte gegevens werkt. Wij koppelen het leveranciersportaal aan uw inkoop- of ERP-systeem zoals AFAS, Exact of SAP, zodat een leverancier de actuele orders ziet en een ingediende factuur meteen in uw verwerking belandt. Draait uw omgeving op Dataverse, dan leest het portaal daar rechtstreeks uit; voor andere systemen bouwen wij de koppeling via een sync of de API. Zo blijft uw systeem leidend en werkt de leverancier met kloppende, actuele informatie.
Een leveranciersportaal dat facturen soepeler laat binnenkomen
Facturen die per mail binnenkomen, raken zoek of belanden in de verkeerde inbox. Via het leveranciersportaal dient een leverancier zijn factuur gestructureerd in, gekoppeld aan de juiste inkooporder, met de gegevens die u nodig heeft. Dat maakt uw factuurverwerking schoner en sneller, en de leverancier ziet zelf of zijn factuur is ontvangen en wanneer die betaald wordt. Zo verdwijnen de telefoontjes over "is mijn factuur al binnen" en loopt de crediteurenstroom een stuk gladder.
Een leveranciersportaal dat gegevens en documenten actueel houdt
Verouderde leveranciersgegevens en verlopen documenten kosten tijd en risico. In het portaal houden leveranciers zelf hun contactgegevens, bankrekening en verplichte documenten actueel, met de juiste controle en goedkeuring aan uw kant. Zo blijft uw leveranciersbestand schoon zonder dat uw mensen er telkens achteraan moeten. En doordat een wijziging in bankgegevens langs een goedkeuring gaat, houdt u grip op precies de plek waar het bij factuurfraude misgaat.
Een leveranciersportaal met de juiste toegang en beveiliging
Een leverancier mag alleen zijn eigen gegevens en orders zien, nooit die van een ander. Power Pages regelt dat met toegangsrechten gekoppeld aan de leverancier, zodat de scheiding waterdicht is. Wij laten die autorisatie bewust natesten, want één verkeerde instelling en de ene leverancier ziet de orders van de andere. Inloggen loopt veilig via de authenticatie die past bij uw situatie, zodat het portaal open genoeg is voor gemak en dicht genoeg voor vertrouwelijkheid.
Wanneer een leveranciersportaal op Power Pages past
Een leveranciersportaal op Power Pages is sterk voor een afgebakende groep leveranciers die regelmatig met u zaken doet, van enkele tientallen tot enkele duizenden. De kostenstructuur, met een prijs per geverifieerde gebruiker, past daar goed bij. Werkt u met een enorme, wisselende massa aan eenmalige leveranciers, dan wegen we samen af of dit de juiste vorm is. Wij zeggen dat liever vooraf dan dat u achteraf ontdekt dat de opzet niet bij uw situatie paste.
Doorlooptijd en kosten van uw leveranciersportaal
Een eerste werkend leveranciersportaal met inlog, orderinzage en factuurindiening staat doorgaans in zes tot acht weken. De grootste tijd zit zelden in Power Pages zelf, maar in het opschonen van uw leveranciersdata en het loskrijgen van de koppeling met uw ERP. Daar beginnen wij mee voordat er een scherm wordt ontworpen, zodat het portaal vanaf dag één met kloppende gegevens werkt.
Beheer en doorontwikkeling van uw leveranciersportaal
Wij leveren het leveranciersportaal zo op dat uw eigen team teksten, documenten en veelgestelde vragen zelf kan bijwerken, zonder ontwikkelaar. Voor grotere uitbreidingen kunt u ons er weer bij halen, maar het dagelijkse onderhoud blijft bij u. Zo bouwt u geen afhankelijkheid op en groeit het portaal mee met uw inkoopproces, in plaats van te verouderen tot niemand er meer naar durft te kijken.
Wat een leveranciersportaal u en uw leveranciers oplevert
Voor u betekent een leveranciersportaal minder telefoontjes en mails, een schoner leveranciersbestand, een soepelere factuurstroom en meer grip op wijzigingen die er toe doen. Voor uw leveranciers betekent het duidelijkheid: ze zien hun orders, de status van hun facturen en regelen hun eigen gegevens zonder te hoeven bellen. Die tevredenheid aan beide kanten maakt de samenwerking prettiger en efficiënter. Wij maken vooraf inzichtelijk hoeveel tijd uw inkoop- en financeafdeling nu kwijt is aan leverancierscontact, zodat de winst concreet wordt voordat we bouwen.
Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance finance consultant.