De crediteurenafdeling van een middelgrote organisatie behandelt per dag tussen de twintig en vijftig telefoontjes en mails over factuurstatus. Bijna al die contactmomenten zijn overbodig als de leverancier zelf kan inloggen en zien wanneer betaling staat ingepland. Power Pages bouwt dat portaal in een paar weken, op de Dataverse-laag onder Dynamics 365 of via een koppeling met AFAS, Exact of SAP.
Onboarding van nieuwe leveranciers
Het zwaarste proces zit in de aanmelding. KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, UBO-verklaring, verzekeringsbewijs, certificeringen. Power Pages laat de leverancier dit zelf invullen en uploaden, met validatie op KvK via een gratis API en op btw via VIES. Een Power Automate flow stuurt de aanvraag naar inkoop en compliance, en pas na akkoord komt de leverancier in het ERP.
Factuurinzage en contractenstatus
De leverancier ziet open en betaalde facturen, geplande betaaldatum en eventuele blokkades. Bij blokkade staat de reden erbij, bijvoorbeeld ontbrekende inkooporder of onjuist tarief. Voor lopende contracten ziet de leverancier de einddatum en eventuele opzegtermijn, met een waarschuwing zes maanden voor afloop.
AVG en bedrijfsgevoelige data
Een leveranciersportaal raakt minder snel aan persoonsgegevens dan een klantportaal, maar UBO-data, bankrekeningen en contactpersonen vallen wel onder AVG. Bewaartermijnen koppelt u aan de contractduur plus de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Power Pages logt elke inzage en wijziging in Dataverse audit.
Koppeling met crediteurenadministratie
De praktijk: AFAS via GetConnector en UpdateConnector, Exact via REST-API, SAP via een middleware zoals Azure Logic Apps of een dedicated connector. Voor realtime factuurstatus is een dagelijkse sync vaak voldoende. Wijzigingen in IBAN of contactpersoon stuurt u liefst direct door, met een handmatige akkoordstap aan uw kant tegen factuurfraude.
Wat het oplevert
Bij een opdrachtgever met zevenhonderd actieve leveranciers daalde het aantal status-mails na drie maanden met vierenzeventig procent. De inkoopafdeling won daarmee een halve fte aan tijd, die nu naar contractmanagement gaat. De terugverdientijd lag onder de tien maanden, exclusief de winst aan AVG-grip.
Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance ERP consultant.