Een nieuwe medewerker die op maandag binnenloopt zonder toegangspas, zonder Office-account en zonder idee waar de koffie staat, onthoudt die eerste week. U ook, want u bent twee dagen kwijt aan brandjes blussen. Wij bouwen met Power Apps een onboarding waarin de hele keten van getekend contract tot werkende werkplek in één geleid proces staat, zodat IT, facilitair, HR en de teamlead vanuit dezelfde brondata werken en niemand meer op een e-mail zit te wachten.

Wat wij regelen in uw onboarding

Vanaf het moment dat de recruiter het contract vastlegt, genereert de app taken voor IT, facilitair en de teamlead. De nieuwe medewerker ziet op de eigen telefoon wie de buddy is, welk contract nog getekend moet worden en welke instructies klaarstaan. Wij bouwen dat als één tijdlijn, niet als drie mailboxen die elkaar niet kennen. U ziet per kandidaat in één oogopslag wat er nog openstaat, en de app stuurt zelf een herinnering als een taak blijft liggen. Zo wordt de eerste werkdag een afspraak die vaststaat, in plaats van een dag waarop vier mensen tegelijk ontdekken dat er iets vergeten is.

Zo koppelen wij onboarding aan AFAS, Visma of SuccessFactors

De personeelsdata leeft in AFAS Profit, Visma of SAP SuccessFactors. Wij halen de medewerkergegevens op via Dataverse of een directe API, zodat niemand iets dubbel intypt. Het AD-account ontstaat op basis van het contract, de mailbox volgt via Power Automate en de laptop wordt toegewezen via Intune. De juiste Microsoft 365-licentie wordt op rol toegekend, niet op gevoel. Alles loopt op dezelfde brondata, zodat de accounts al kloppen voordat de medewerker binnen is en niet pas na een week bijgewerkt worden.

Onboarding vanaf dag 1: toegang, ARBO en BHV op orde

De ARBO-wet vraagt dat een nieuwe medewerker weet waar de nooduitgangen zitten voordat die aan het werk gaat. In de onboarding zetten wij de BHV-instructie als verplichte stap: pas als die is doorlopen, wordt de toegang tot het pand vrijgegeven. De HR-administratie kan met datum en handtekening aantonen dat het is gebeurd. Datzelfde geldt voor een geheimhoudingsverklaring, een gedragscode of een verplichte security-awareness-module. Wat aantoonbaar moet zijn, leggen wij vast op het moment dat het hoort te gebeuren, niet achteraf uit het hoofd.

Waar onboarding in Power Apps het meeste oplevert

Onder de vijftig medewerkers volstaat een Excel met checklists. Boven de vijfhonderd koopt u een module van Workday of SuccessFactors. Daartussen zit een gat, en daar bouwen wij uw onboarding in vier tot acht weken op de Microsoft 365-licenties die u toch al betaalt. HR past daarna zelf velden, stappen en verantwoordelijken aan, zonder dat er een ontwikkelaar bij hoeft. Voor organisaties met meerdere locaties of afdelingen richten wij varianten in op dezelfde basis, zodat een kantoor in Rotterdam een andere facilitaire stap kan hebben dan een vestiging in Groningen.

Onboarding klein starten en gecontroleerd uitbreiden

De meeste onboardingprojecten lopen vast omdat iemand er meteen de exit-procedure, het functioneringsgesprek en de salarisronde bij wil. Wij houden de eerste versie bij de kern: van getekend contract tot einde proeftijd. Werkt dat en gebruikt HR het dagelijks, dan bouwen we verder met wat zich in de praktijk aandient. Die volgorde voorkomt dat u na een half jaar een half afgebouwd systeem heeft dat niemand vertrouwt. Klein beginnen betekent hier sneller iets werkends in handen, niet minder ambitie.

Doorlooptijd, beheer en kosten van uw onboarding-app

Een eerste werkende versie staat er in vier tot acht weken, afhankelijk van hoeveel koppelingen er meteen bij moeten. De winst zit niet in de app zelf maar in de tijd die teamleads en HR terugkrijgen: geen losse mailtjes, geen medewerker die op dag 1 niet kan inloggen, geen laptop die pas in week twee wordt besteld. Wij leveren de onboarding zo op dat een keyuser binnen HR het beheer overneemt, met een korte instructie en zonder afhankelijkheid van ons. U betaalt geen aparte softwarelicentie, want het draait binnen de omgeving die u al heeft.

Onboarding voor tijdelijke krachten, stagiairs en uitzendkrachten

Niet iedereen die begint is een vaste medewerker, en juist tijdelijke krachten, stagiairs en uitzendkrachten vallen vaak buiten het reguliere onboardingproces. Het gevolg is dat zij op dag één minder goed voorbereid zijn, terwijl ze net zo hard productief moeten worden. Wij richten de onboarding zo in dat ook deze groepen een passend, vaak lichter traject doorlopen, met de juiste toegang en instructies voor de duur van hun aanstelling. Zo begint iedereen goed, en verloopt het aflopen van hun toegang aan het eind net zo gecontroleerd als bij een vaste kracht.

Onboarding die aansluit op de eerste weken en de proeftijd

Onboarding stopt niet na dag één. De eerste weken en de proeftijd bepalen of iemand zich thuis voelt en blijft. Wij bouwen in de onboarding momenten in die verder reiken dan de startdag: een check na een week, een gesprek voor het einde van de proeftijd, de laatste stappen om iemand volledig ingewerkt te krijgen. Zo wordt onboarding een begeleid traject in plaats van een eenmalige overdracht van spullen en accounts, en houdt u nieuwe medewerkers betrokken in de fase waarin ze het makkelijkst weer vertrekken.

Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance HR consultant.