Een nieuwe medewerker die op maandag binnenloopt zonder accesspas, zonder Office-account en zonder briefing waar de koffie staat, vergeet zijn eerste week niet. U ook niet, want u bent twee dagen kwijt aan brandjes blussen. Power Apps lost dit op door de hele keten van AFAS naar Active Directory naar facilitair in een geleid proces te zetten.

Dag 1 als product, niet als toeval

Een onboarding-app op de telefoon van de nieuwe medewerker laat zien: waar moet u zijn, wie is uw buddy, welk contract moet u nog tekenen, welke BHV-instructie staat klaar. De recruiter vult vooraf de gegevens in, het systeem genereert taken voor IT, facilitair en de teamlead. Niet meer drie e-mails sturen en hopen.

Koppeling met AFAS Profit of SuccessFactors

De personeelsdata leeft in AFAS Profit, Visma of SAP SuccessFactors. Power Apps haalt de medewerkergegevens op via Dataverse of een directe API-koppeling. Geen dubbele invoer. Het AD-account wordt aangemaakt op basis van het contract, de mailbox volgt automatisch via Power Automate, de laptop wordt toegewezen via Intune. Alles met dezelfde brondata.

Voor HR-organisaties tussen 50 en 500 FTE

Onder de 50 medewerkers werkt een Excel met checklists nog. Boven de 500 koopt u Workday of Successfactors Onboarding. Daartussenin zit een gat. Daar is Power Apps sterk: u bouwt het in vier tot acht weken, het draait op de Microsoft 365-licenties die u toch al heeft, en de HR-afdeling kan zelf velden aanpassen zonder ontwikkelaar.

Wat we vaak zien misgaan

De app wordt te groot opgezet. Iemand wil ook de exit-procedure, het functioneringsgesprek en de salarisronde erin. Begin klein. Eerste twee weken vanaf contract-tekenen tot einde proeftijd. Daarna pas uitbreiden. Wie alles tegelijk wil, levert na zes maanden niets.

BHV en compliance vanaf dag 1

De ARBO-wet eist dat een nieuwe medewerker weet waar de nooduitgangen zitten. In de app komt de BHV-instructie als verplichte stap voor toegang tot het pand wordt vrijgegeven. De HR-administratie kan aantonen dat het is doorlopen, met datum en handtekening.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance HR consultant.