Een inspecteur die met een klembord het terrein op gaat en 's avonds de bevindingen overtypt in Excel, verliest tijd op twee momenten en maakt op allebei fouten. Wij bouwen met Power Apps een inspectie-app waarmee de bevindingen ter plekke op telefoon of tablet worden vastgelegd, met foto, locatie en handtekening, en die direct in uw systemen landen.

Wat wij in een inspectie-app vastleggen

Per inspectie legt de app vast wat u wilt meten: aftekenlijsten, meetwaarden, foto's van gebreken, een GPS-locatie en de handtekening van de uitvoerder. Werkt iemand op een plek zonder bereik, dan slaat de app alles offline op en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Zo staat een inspectie niet stil omdat de kelder geen 4G heeft.

Inspecties koppelen aan uw onderhoud- of assetsysteem

Een bevinding is pas nuttig als er iets mee gebeurt. Wij koppelen de inspecties aan uw onderhoudssysteem of assetregister, zodat een afgekeurd onderdeel meteen een werkorder wordt. Draait dat op SharePoint, Dynamics 365 Field Service of een eigen ERP, dan leggen wij via Dataverse of Power Automate de verbinding, inclusief de foto's als bijlage.

Inspecties die aantoonbaar en herleidbaar zijn

Voor keuringen en audits moet u kunnen laten zien wie wat wanneer heeft geïnspecteerd. De app zet datum, tijd, gebruiker en locatie automatisch op elke registratie en bewaart de historie. Bij een controle haalt u de inspecties van het afgelopen jaar er zo bij, zonder te zoeken in mailboxen of losse mappen.

Een inspectie-app die meegroeit met uw werk

Wij beginnen met één inspectietype dat u dagelijks doet, bijvoorbeeld een veiligheids- of installatiecontrole. Werkt dat, dan voegen we andere formulieren toe zonder de app opnieuw te bouwen. De werkvoorbereiding past de vragenlijsten daarna zelf aan, want de velden staan in Dataverse en niet vastgetimmerd in de code.

Wat een inspectie-app kost en oplevert

Een eerste inspectie-app draait doorgaans binnen vier tot zes weken op de Microsoft 365-licenties die u al heeft. De winst zit in de avonduren die niemand meer aan overtypen kwijt is en in de fouten die u voorkomt doordat een foto en meetwaarde bij de bevinding horen. Wij leveren het zo op dat uw eigen mensen het beheren, niet zo dat u aan ons vastzit.

Foto's, meetwaarden en handtekeningen in uw inspectie-app

Een inspectie is pas compleet als de bevinding ook onderbouwd is. In de inspectie-app legt de uitvoerder per punt een foto vast, noteert een meetwaarde binnen een ingestelde marge en tekent digitaal voor akkoord. Een afgekeurd onderdeel krijgt zo direct beeld en context mee, in plaats van een losse opmerking die achteraf niemand meer kan plaatsen. Wij richten de velden in op wat u wilt kunnen aantonen, zodat een rapport niet alleen zegt dat er iets mis was, maar ook laat zien wat, waar en hoe erg. Dat scheelt discussie met opdrachtgevers en toezichthouders.

Inspecties direct omzetten in werkorders en rapportages

De waarde van een inspectie zit in wat erna gebeurt. Zodra een inspectie is afgerond, laat de app een afgekeurd punt automatisch uitmonden in een werkorder voor onderhoud, of in een melding aan de verantwoordelijke. Een nette PDF-rapportage rolt er meteen uit, klaar om te delen of te archiveren. Wij koppelen dat aan uw onderhoud- of assetsysteem, zodat de bevinding niet in de app blijft steken maar het werk in gang zet. Zo wordt inspecteren geen administratieve verplichting achteraf, maar de start van de opvolging die erbij hoort.

Inspecties op meerdere locaties en objecttypes

Wie op verschillende locaties of aan verschillende soorten objecten inspecteert, wil niet voor elk een aparte app. Wij bouwen de inspectie-app zo dat dezelfde basis meerdere inspectietypes en locaties aankan, elk met de eigen vragenlijst en eisen. Zo doet een inspecteur op de ene dag een veiligheidsinspectie en op de andere een installatiecontrole in dezelfde app. Dat houdt het overzicht compleet en het beheer eenvoudig, terwijl elk type toch precies de punten krijgt die erbij horen.

Doorlooptijd en beheer van uw inspectie-app

Een eerste inspectie-app draait doorgaans binnen vier tot zes weken op de Microsoft 365-licenties die u al heeft. Wij beginnen met één inspectietype en breiden daarna uit. Het beheer dragen wij over, zodat de werkvoorbereiding zelf vragenlijsten en velden kan aanpassen als uw werk of normen veranderen, want die staan in Dataverse en niet vastgetimmerd in de code.

Inspecties met inzicht in terugkerende bevindingen

Doordat alle inspecties digitaal worden vastgelegd, ziet u welke gebreken telkens terugkomen: bij welk object, welke locatie of welk type installatie. Dat inzicht helpt u om de oorzaak aan te pakken in plaats van steeds hetzelfde af te keuren. Een terugkerende bevinding wijst vaak op een dieper probleem in onderhoud, gebruik of aanschaf. Zo wordt de inspectie niet alleen een controle op het moment, maar ook een bron om structureel te verbeteren en gericht te investeren waar het echt nodig is.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.