Een ongeval, een bijna-ongeval of een gevaarlijke situatie op de werkvloer wordt vaak mondeling gemeld, in een schrift genoteerd of helemaal niet vastgelegd omdat het melden te veel gedoe is. Juist die meldingen zijn goud waard om erger te voorkomen. Wij bouwen met Power Apps een oplossing voor incidentmeldingen waarmee medewerkers een incident laagdrempelig melden, de melding meteen bij de juiste persoon komt en u leert van wat er misging voordat het echt fout gaat.

Wat wij vastleggen bij incidentmeldingen

Een incidentmelding legt vast wat er is gebeurd, waar en wanneer, wie erbij betrokken was en hoe ernstig het was, met een foto waar dat helpt. Wij richten dat in op uw organisatie, met onderscheid tussen een echt ongeval, een bijna-ongeval en een onveilige situatie. Zo komt elke melding gestructureerd binnen in plaats van als een losse opmerking die vervaagt. De informatie die u nodig heeft om te handelen en te leren, staat vanaf het begin op de juiste plek.

Incidentmeldingen die laagdrempelig gedaan kunnen worden

Hoe makkelijker het melden, hoe meer u te weten komt, en juist de kleine meldingen voorkomen de grote ongelukken. Wij maken het doen van een incidentmelding een kwestie van een paar tikken op de telefoon, ook anoniem als dat de drempel verlaagt. Zo meldt een medewerker een bijna-ongeval dat hij anders had laten lopen. Die lage drempel is precies wat een veiligheidscultuur nodig heeft, want een incident dat niet gemeld wordt, kunt u ook niet voorkomen.

Incidentmeldingen die meteen bij de juiste persoon komen

Een melding die blijft liggen, kan een volgend ongeval betekenen. De oplossing stuurt elke incidentmelding automatisch naar de verantwoordelijke, bijvoorbeeld de KAM- of veiligheidscoördinator, en bij een ernstig incident meteen naar het management. Zo weet de juiste persoon direct wat er speelt en kan er snel gehandeld worden. Geen meldingen meer die in een schrift blijven staan tot iemand er toevallig in kijkt, maar een signaal dat op tijd bij de juiste mensen landt.

Incidentmeldingen die tot onderzoek en maatregelen leiden

Een incident melden is pas de helft; ervan leren is het doel. Wij koppelen aan een incidentmelding de opvolging: een onderzoek naar de oorzaak, en maatregelen met een verantwoordelijke en een termijn om herhaling te voorkomen. Zo verdwijnt een incident niet in een registratie, maar leidt het tot een concrete verbetering. U kunt aantonen dat u niet alleen meldt, maar ook handelt, wat zowel voor de veiligheid als voor uw aansprakelijkheid van belang is.

Incidentmeldingen die voldoen aan uw registratieplicht

Voor arbeidsongevallen gelden registratie- en soms meldingsverplichtingen, bijvoorbeeld richting de Arbeidsinspectie bij ernstige ongevallen. De oplossing legt de incidentmeldingen herleidbaar vast, zodat u aan uw verplichtingen voldoet en bij een controle of na een ongeval uw registratie gewoon kunt tonen. Zo staat u sterker op het moment dat het erop aankomt, in plaats van achteraf te moeten reconstrueren wat er precies is gebeurd en wat u eraan heeft gedaan.

Incidentmeldingen die patronen zichtbaar maken

Losse incidenten zeggen weinig, maar samen vertellen ze een verhaal. Doordat alle meldingen worden vastgelegd, ziet u waar en wanneer het vaak misgaat: een bepaalde afdeling, een type handeling, een tijdstip. Dat inzicht helpt u om gericht in te grijpen voordat een reeks bijna-ongevallen uitmondt in een echt ongeval. Zo wordt de incidentregistratie niet alleen een verplichting, maar een instrument om de veiligheid structureel te verbeteren op basis van wat er werkelijk gebeurt.

Incidentmeldingen die de melder serieus nemen

Een medewerker die meldt en er nooit meer iets van hoort, meldt de volgende keer niet meer. Wij zorgen dat de melder ziet dat zijn incidentmelding is opgepakt en waar het toe heeft geleid, voor zover dat gepast is. Die terugkoppeling houdt mensen betrokken bij de veiligheid en laat zien dat melden zin heeft. Zo bouwt u aan een cultuur waarin melden vanzelfsprekend is, in plaats van iets wat als klikken of gedoe wordt gezien.

Wat digitale incidentmeldingen u opleveren

U krijgt meer en eerdere meldingen, die bij de juiste persoon komen, tot maatregelen leiden en patronen zichtbaar maken, met een registratie die aan uw verplichtingen voldoet. Dat voorkomt ongevallen, versterkt uw veiligheidscultuur en beschermt u bij aansprakelijkheid. Het draait op uw bestaande Microsoft 365. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe incidenten nu worden gemeld, zodat de winst concreet wordt.

Doorlooptijd en beheer van uw incidentmeldingen

Een eerste werkende oplossing staat doorgaans in drie tot vijf weken, afhankelijk van de opvolging en koppelingen. Wij leveren vroeg een testbare versie op en verwerken de feedback in korte rondes. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf types, verantwoordelijken en maatregelen kunt aanpassen als uw veiligheidsbeleid verandert.

Verwant: Freelance Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.