Een bedrijfsmiddelenregister in Excel werkt tot u het voor een accountantscontrole moet exporteren. Daarna nooit meer. Power Apps boven Dataverse geeft u een register dat tegelijk IT-assets, machines, voertuigen en gereedschap bijhoudt, met afschrijvingen die kloppen met uw grootboek.

Wat in het register hoort

Per asset legt u vast: aanschafdatum, leverancier, factuurnummer, kostprijs, restwaarde, afschrijvingsmethode (lineair of degressief), gebruiker, locatie, en een foto. Voor IT-assets komen daar serienummer, MAC-adres en de Intune-koppeling bij. Voor machines de CE-documentatie en de laatste keuring. Een laptop, een heftruck en een CNC-frees passen in hetzelfde model met asset-type als onderscheidende parameter.

Locatiebewaking met scans

Bij elke uitgifte scant de uitgever de QR-code van het asset en kiest de ontvanger uit Azure AD. De app schrijft een uitgiftegebeurtenis weg en stuurt een bevestigingsmail. Bij retour dezelfde flow andersom. U weet op elk moment welk gereedschap bij welke monteur in de bus ligt en welke laptop bij welke medewerker thuis staat. Inventarisatie aan het einde van het jaar duurt geen weken meer.

Afschrijvingen die in uw boekhouding kloppen

Een nachtelijke flow berekent de boekwaarde per asset op basis van de afschrijvingsmethode en stuurt het journaalpostvoorstel naar Exact, AFAS of Twinfield. De financiele administratie werkt met de cijfers waar de operatie ook mee werkt. Geen twee waarheden meer over wat een machine "officieel" nog waard is.

Alternatief voor Maximo voor het MKB

IBM Maximo en Infor EAM zijn topproducten voor wereldwijde concerns met duizenden assets. Voor een Nederlands productiebedrijf met 200 tot 2000 assets is dat zwaar overdreven aan licentiekosten en implementatietijd. Power Apps levert het 80 procent dat u nodig heeft tegen een fractie van de prijs, en u kunt het zelf onderhouden.

Onderhoudsplan gekoppeld aan het asset

Per asset legt u een onderhoudsschema vast: APK voor de bus, jaarlijkse keuring voor de heftruck, driejaarlijkse vervanging voor de laptop. Power Automate triggert taken zodra een datum nadert. De facilitair manager opent maandag de app en ziet wat deze week moet gebeuren, niet wat al twee weken te laat is.

Verwant: Freelance Power Platform consultant, Freelance IT consultant.