Waar staat welke laptop, wie heeft welke machine, wanneer is dat gereedschap voor het laatst gekeurd en wat is er nog aan garantie? In veel organisaties is het antwoord een verouderde Excel-lijst die niemand vertrouwt. Wij bouwen met Power Apps een asset management dat uw bedrijfsmiddelen bijhoudt van aanschaf tot afvoer, zodat u altijd weet wat u heeft, waar het is en in welke staat.
Wat wij vastleggen in uw asset management
Per asset legt het systeem vast wat u nodig heeft om er grip op te houden: wat het is, het serienummer of de code, de locatie, wie het gebruikt, de aanschafdatum, de waarde en de status. Wij richten dat in op het soort middelen dat u beheert, want een wagenpark vraagt andere gegevens dan IT-apparatuur, gereedschap of medische apparatuur. Zo krijgt u één register waarin elk bedrijfsmiddel terug te vinden is, in plaats van verspreide lijsten die elkaar tegenspreken en die niemand durft te vertrouwen.
Asset management met scannen van barcode of QR-code
Assets bijhouden werkt alleen als het makkelijk is. Met de app scant u de barcode of QR-code op een middel en ziet u meteen alle gegevens, of registreert u een verplaatsing of een uitgifte. Een nieuwe medewerker die een laptop krijgt, een machine die naar een andere locatie gaat: het is een kwestie van scannen en bevestigen. Zo blijft het register actueel doordat bijwerken seconden kost, in plaats van dat het veroudert omdat niemand zin heeft in het bijhouden van een lijst.
Asset management dat keuringen en onderhoud bewaakt
Veel bedrijfsmiddelen moeten periodiek gekeurd of onderhouden worden, denk aan gereedschap, machines of voertuigen. Het asset management houdt bij wanneer een keuring of onderhoudsbeurt aan de orde is en waarschuwt op tijd. Zo voorkomt u dat een middel wordt gebruikt terwijl de keuring verlopen is, met alle risico's en aansprakelijkheid van dien. U kunt bovendien aantonen dat u het onderhoud op orde heeft, wat bij een controle of na een incident van groot belang is.
Asset management met de volledige levenscyclus in beeld
Een bedrijfsmiddel doorloopt een leven: aanschaf, ingebruikname, verplaatsingen, reparaties, en uiteindelijk afvoer of vervanging. Wij leggen die hele levenscyclus vast, zodat u per asset ziet wat het heeft gekost, wat er aan onderhoud in is gegaan en wanneer vervanging in beeld komt. Dat helpt u om op het juiste moment te vervangen in plaats van door te blijven repareren, en om te onderbouwen wat een middel u werkelijk kost over de jaren heen.
Asset management dat uitgifte en teruggave regelt
Wie heeft wat in bruikleen? Bij uitgifte legt het asset management vast welk middel naar welke medewerker gaat, met een akkoord voor ontvangst. Bij uit dienst treden of teruggave ziet u meteen wat er nog openstaat. Zo voorkomt u dat laptops, telefoons of gereedschap ongemerkt verdwijnen omdat niemand bijhield wie ze had. Het sluit bovendien mooi aan op uw offboarding: bij vertrek is in één oogopslag duidelijk welke middelen nog terug moeten komen.
Asset management dat aansluit op uw administratie
Bedrijfsmiddelen hebben ook een financiële kant: aanschafwaarde, afschrijving, boekwaarde. Wij koppelen het asset management waar zinvol aan uw financiële administratie, zodat het register en de boekhouding met elkaar in de pas lopen. Zo hoeft niemand de activastaat handmatig bij te houden naast een aparte lijst, en klopt wat er fysiek is met wat er in de boeken staat. Dat scheelt werk bij de jaarafsluiting en voorkomt verschillen die achteraf moeilijk te verklaren zijn.
Wat digitaal asset management u oplevert
U weet altijd wat u heeft, waar het is en in welke staat, u mist geen keuringen meer en u raakt minder middelen kwijt. Dat bespaart onnodige aanschaf, voorkomt aansprakelijkheid en maakt de jaarafsluiting eenvoudiger. Het draait op uw bestaande Microsoft 365 en is in eigen beheer te houden. Wij maken vooraf inzichtelijk hoe uw middelen nu worden bijgehouden, zodat de winst concreet wordt.
Doorlooptijd en beheer van uw asset management
Een eerste werkend asset management staat doorgaans in vier tot zes weken, afhankelijk van het aantal assets en de koppelingen. Wij helpen bij het eenmalig inladen van de bestaande middelen en leveren vroeg een testbare versie op. Het beheer dragen wij over, zodat u zelf categorieën, velden en keuringsschema's kunt aanpassen als uw middelen of eisen veranderen.
Asset management met inzicht via dashboards
Een actueel assetregister is de basis, maar de echte waarde zit in wat u ermee ziet. Wij laten Power BI meelezen met uw asset management, zodat u in een dashboard ziet hoeveel middelen u heeft, wat ze waard zijn, welke binnenkort gekeurd of vervangen moeten worden en hoe ze over locaties zijn verdeeld. Zo wordt het register niet alleen een administratie maar ook een stuurinstrument, waarmee u onderbouwd beslist over vervanging, verzekering en investering, op basis van cijfers die kloppen met wat er werkelijk in huis is.
Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance IT consultant.