SharePoint gaat zelden stuk. Het loopt vast op iets anders: niemand vindt meer wat hij zoekt, en niemand durft nog iets weg te gooien. Dat komt doordat de rechtenstructuur in de loop der jaren is opgeknipt tot op mapniveau, doordat er sites zijn aangemaakt voor projecten die allang klaar zijn, en doordat er nooit is afgesproken waar iets hoort te staan. Onze applicatiebeheerder SharePoint pakt dat aan zonder de organisatie plat te leggen, want een grote opschoning die mensen hun documenten afneemt, wordt gegarandeerd omzeild.

Wat onze applicatiebeheerder SharePoint voor u oppakt

  • Rechten terugbrengen tot een structuur. Afwijkende rechten op mappen en bestanden opruimen en terugbrengen naar groepen, zodat toegang weer te overzien is.
  • Sites en eigenaarschap. In kaart brengen welke sites er zijn, wie de eigenaar is en wat weg kan, met een besluit per site in plaats van een grote schoonmaakactie.
  • Bewaartermijnen. Beleid instellen zodat documenten niet eeuwig blijven staan en u bij een verzoek om verwijdering weet waar u aan toe bent.
  • Zoeken dat werkt. Metadata en indeling zo inrichten dat mensen vinden wat ze zoeken, want dat is waar het in de praktijk op stukloopt.
  • Migraties. Bestanden van netwerkschijven of een oude omgeving overzetten zonder dat rechten en versies onderweg sneuvelen.

Waarom opruimen in SharePoint zo lastig is

Het probleem is zelden technisch. Het is dat niemand het mandaat heeft om te zeggen dat een site weg mag. Vraag je de organisatie of iets nog nodig is, dan zegt iedereen ja, want niemand wil verantwoordelijk zijn voor het verwijderen van iets dat later toch bleek te tellen. Zo blijft alles staan en groeit het probleem door. Onze aanpak is daarom niet beginnen met opruimen maar met zichtbaar maken: welke sites zijn het afgelopen jaar niet meer geopend, waar staan dubbele documenten, welke rechten wijken af van de standaard. Met dat overzicht op tafel wordt het een besluit in plaats van een discussie, en dat is het punt waarop het bij de meeste organisaties eindelijk gaat lopen.

Hoe wij het beheer oppakken

We beginnen met een inventarisatie van sites, eigenaren en afwijkende rechten. Daarna pakken we de rechtenstructuur, omdat daar het grootste risico zit: bij vrijwel elke organisatie blijkt iemand ergens bij te kunnen waar hij niet hoort te komen, en dat is meestal ontstaan uit een goedbedoelde uitzondering. Vervolgens richten we het lopende beheer in, met afspraken over wie een site mag aanmaken en wat er gebeurt als een project eindigt. Alles wat we inrichten leggen we vast, zodat het overdraagbaar is.

Wat het u oplevert

Het duidelijkst merkbaar is dat mensen weer vinden wat ze zoeken. Dat klinkt klein en het is de reden dat er in veel organisaties parallelle mappen op lokale schijven ontstaan, met alle risico's van dien. U krijgt er grip op toegang bij, wat telt zodra er een audit komt of iemand vraagt welke gegevens u van hem heeft. En u bespaart opslag, want bij een eerste opschoning blijkt vrijwel altijd een aanzienlijk deel van wat er staat een kopie of een restant van een afgerond project te zijn.

U blijft eigenaar van uw omgeving

Wij werken in uw eigen SharePoint, onder uw eigen afspraken met Microsoft. De structuur die we inrichten en de keuzes die we maken, leggen we vast, zodat uw eigen mensen of een andere partij het kunnen overnemen. U geeft geen rechten weg die u niet kunt intrekken en u zit nergens aan vast.

Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder SharePoint

Gaan er documenten verloren bij het opruimen?

Nee. We verwijderen niets zonder besluit en werken met een periode waarin alles nog terug te halen is. Het opruimen begint met zichtbaar maken, niet met weggooien.

Kunnen jullie een migratie van netwerkschijven doen?

Ja. Het aandachtspunt is dat rechten en versiehistorie meekomen en dat de indeling niet één op één wordt overgenomen, want dan verplaatst u het probleem alleen.

Wij gebruiken SharePoint vooral via Teams. Verandert dat iets?

Niet wezenlijk. Elke Teams-omgeving heeft een SharePoint-site eronder, en juist daar ontstaat de wildgroei. De aanpak is dezelfde.

Hoe voorkomen we dat het opnieuw dichtslibt?

Door af te spreken wie een site mag aanmaken, wie eigenaar is en wat er gebeurt als een project eindigt. Zonder die afspraken loopt het binnen een jaar weer vol.

Werken jullie met eigen mensen?

Ja. Het werk ligt bij onze eigen specialisten. We sturen geen losse cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Hoe snel kunnen jullie beginnen?

Meestal binnen 1 tot 2 weken. We starten met een inventarisatie van sites, eigenaren en afwijkende rechten.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: hoeveel sites u ongeveer heeft, waar het knelt en of er een migratie speelt. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheerder Microsoft 365 inhuren en Applicatiebeheer uitbesteden.