Een vergadering van een uur kost een notulist twee uur uitwerken. Met AI: vijf minuten review op een transcript-samenvatting. Voor sommige meetings zelfs nul, want ze worden niet meer genotuleerd zonder dat info verloren gaat.
Native versus aparte tool
Microsoft Teams Premium en Zoom AI Companion bieden native samenvattingen. Voor wie data-soevereiniteit wil: eigen build met Whisper plus Claude/GPT in eigen tenant. Native is sneller voor adoptie, eigen build voor regulated sectoren.
Wat een goede samenvatting bevat
Niet alleen "wat is besproken". Beslissingen, actiepunten met eigenaar en deadline, openstaande vragen, key-points per spreker. Gestructureerd zodat een afwezige collega in twee minuten bij is.
Speaker diarization
"Wie zei wat" is in een meeting met vijf personen vaak niet evident. Speaker diarization labelt sprekers in transcript. Combineerd met agenda-deelnemers: AI weet wie de "manager" is en wie de "ontwikkelaar".
Privacy en bewaartermijn
Toestemming voor opname (AVG). Transcript-bewaartermijn doorgaans 90 dagen tenzij specifieke business-reden. Voor management-overleggen evt langer met audit-trail. Wij richten retentie expliciet in per type meeting.
Verwant: Freelance AI consultant inhuren, AI actiepunten.