Elke organisatie verwerkt stapels documenten die iemand met de hand overtypt: facturen, pakbonnen, ingevulde formulieren, contracten. Het is saai, het gaat af en toe mis en het schaalt slecht mee als de volumes groeien. Wij automatiseren die verwerking met AI Builder en Power Automate, zodat documenten worden uitgelezen, gecontroleerd en in uw systemen verwerkt zonder dat er iemand zit over te typen.

Wat AI Builder voor documentverwerking uitleest

AI Builder is de AI-laag binnen het Power Platform die tekst en velden uit documenten haalt. Voor standaardstukken als facturen herkent hij out of the box de gebruikelijke velden zoals leverancier, bedrag en btw. Voor uw eigen documenttypes, bijvoorbeeld een specifiek aanvraagformulier of een pakbon van een vaste leverancier, trainen wij een eigen model dat precies de velden pakt die u nodig heeft. Zo werkt de documentverwerking niet alleen op nette voorbeelden, maar ook op de documenten zoals ze bij u binnenkomen, met alle variatie van dien.

Van uitlezen naar verwerken met Power Automate

Uitlezen is pas de eerste stap. Power Automate pakt de herkende gegevens op en doet er iets mee: een factuur langs de goedkeuring sturen, een order aanmaken, gegevens wegschrijven naar uw ERP of een bevestiging terugsturen. Wij bouwen die keten zo dat een document van binnenkomst tot boeking automatisch doorloopt, met de controles op de juiste plek. De documentverwerking wordt daarmee een proces dat draait, niet een slimme scanner waarna het handwerk alsnog begint.

Documentverwerking met een controle op twijfelgevallen

AI leest niet altijd alles goed, en dat hoeft ook niet als u het proces er slim omheen bouwt. Wij richten de documentverwerking zo in dat de flow zeker weet wat hij zeker weet, en twijfelgevallen apart zet voor een mens. Een factuur waarvan het bedrag helder is en de leverancier bekend, gaat automatisch door; een document met een onleesbaar veld of een vreemde afwijking komt in een controlelijst. Zo automatiseert u het overgrote deel zonder blind te vertrouwen, en houdt u de uitzonderingen onder ogen in plaats van ze te laten wegglippen.

Documentverwerking koppelen aan uw systemen

De waarde ontstaat bij de koppeling met uw administratie. Wij verbinden de documentverwerking met AFAS, Exact, SAP of het systeem dat u gebruikt, zodat de uitgelezen gegevens daar direct en correct terechtkomen. Geen tussenbestand, geen tweede invoer. Waar een kant en klare connector ontbreekt, bouwen wij de koppeling via de API. Uw systeem blijft leidend en de flow zorgt dat de documentgegevens er netjes in landen, met een spoor van wat er verwerkt is.

Wat documentverwerking met AI Builder kost

AI Builder werkt met credits: het verwerken van documenten verbruikt capaciteit die Microsoft per volume rekent. De kosten hangen dus af van hoeveel documenten u door de molen haalt. Wij schatten dat volume vooraf in, zodat u weet in welke orde de kosten liggen en of de automatisering zich terugverdient tegen de tijd die u nu aan overtypen kwijt bent. Waar het loont, richten wij de flow zo in dat alleen de documenten die het echt nodig hebben door AI Builder gaan, om verbruik te sparen.

Wat het automatiseren van documentverwerking oplevert

De winst is direct zichtbaar: minder overtypwerk, minder fouten en een verwerking die niet stilvalt als het druk is of als iemand op vakantie is. Documenten die vroeger dagen bleven liggen, zijn nu binnen minuten verwerkt en terug te vinden. Wij maken vooraf concreet hoeveel documenten u per maand verwerkt en hoeveel tijd daarin gaat zitten, zodat de besparing onderbouwd is voordat wij bouwen, en niet een belofte achteraf.

Doorlooptijd en beheer van uw documentverwerking

Een eerste werkende verwerking voor een documenttype staat doorgaans in drie tot zes weken, afhankelijk van hoe grillig uw documenten zijn en welke koppeling eronder moet. Daarna breiden wij uit naar andere types op dezelfde basis. Wij dragen het beheer over aan uw team, zodat een beheerder het model kan bijtrainen als er een nieuwe leverancier of een nieuw formaat bij komt. Zo blijft de documentverwerking kloppen met wat er werkelijk binnenkomt.

Documentverwerking die ook e-facturen en Peppol aankan

Niet elk document is een gescande PDF. Steeds meer facturen komen binnen als gestructureerde e-factuur via Peppol, en vanaf 2026 wordt dat in delen van Europa zelfs verplicht. Wij richten de documentverwerking zo in dat die e-facturen rechtstreeks worden ingelezen zonder OCR, terwijl papieren en PDF-facturen via AI Builder blijven lopen. Zo heeft u één verwerking die met beide werelden overweg kan, klaar voor de verschuiving naar e-facturatie. U hoeft niet te kiezen tussen oud en nieuw, want de flow verwerkt beide en zet ze in hetzelfde eindresultaat.

Verwant: Power Platform consultant inhuren, Freelance RPA consultant.