Een ICT-jaarplan dat alleen een lijst projecten is, mist de helft. Een werkbaar jaarplan verbindt strategische doelstellingen aan project-portfolio, capability-opbouw, run-rate-budget en KPI-meting. Voor uw stuurgroep een document waarop ze kunnen sturen, voor uw team een document waarmee ze kunnen werken.
Vijf onderdelen
Jaarlijkse doelstellingen afgeleid van meerjaren-strategie. Project-portfolio met budget, doorlooptijd en business-case per project. Run-rate operationele kosten met benchmark tegen voorgaand jaar. Capability-investeringen (training, hires, externe inhuur). KPI-set met meetfrequentie en eigenaar per indicator.
Budget-architectuur
Een werkbare opzet scheidt run (going concern), grow (groei-investeringen) en transform (strategische initiatieven). Run is doorgaans 60 tot 75 procent van IT-budget. Grow tussen 15 en 25 procent. Transform tussen 5 en 20 procent afhankelijk van strategische ambitie. Verschuiving in deze ratio over jaren is een sturings-signaal.
Stuurgroep-acceptatie als doel
Een goed jaarplan wordt niet door de stuurgroep gewijzigd; het wordt geaccepteerd. Dat vraagt vooraf-werk: stakeholder-interviews, scenario-analyse, financiele onderbouwing per voorstel, expliciete keuzes met argumentatie. Een jaarplan dat bij eerste presentatie weer terug moet, is voorbereid zonder voldoende stakeholder-betrokkenheid.
Doorlooptijd
Voor mid-size organisaties drie tot vijf weken werk om een jaarplan op te stellen. Wij begeleiden vaak Q3 of Q4 voorgaand jaar, met conceptversie in november en stuurgroep-acceptatie in december voor uitvoering vanaf januari. Voor organisaties met afwijkend boekjaar pas plannen wij ritme aan.
Verwant: IT detachering, IT roadmap opstellen.