Functiescheiding betekent dat gevoelige stappen niet door één persoon alleen kunnen worden gedaan. Wie betaalt, mag niet ook de leverancier hebben aangemaakt. Wie de prijs aanpast, mag niet ook de bestelling goedkeuren. Het idee is simpel, maar in de praktijk groeit het scheef: mensen krijgen er rechten bij als ze invallen, en die worden nooit teruggedraaid. Voor je het weet kan iemand het hele rondje alleen lopen. Wij beginnen daarom bij de plekken waar één persoon te veel kan, en zetten daar een tweede paar ogen tussen.

Wat wij voor u doen

  • De risico's vinden. Achterhalen waar één persoon een gevoelige handeling van begin tot eind alleen kan doen, want daar zit de kwetsbaarheid.
  • De rechten opschonen. Toegang terugbrengen tot wat mensen voor hun werk echt nodig hebben, zodat opgebouwde overtolligheid verdwijnt.
  • Controles inbouwen. Op de gevoelige stappen een tweede goedkeuring zetten, zodat geen enkele betaling of wijziging door één hand gaat.
  • Het houdbaar maken. Afspraken zo vastleggen dat nieuwe rechten niet opnieuw scheef groeien, met een periodieke controle die afwijkingen laat zien.

Waarom dit vanzelf scheef groeit

Niemand kiest er bewust voor dat één persoon te veel kan. Het ontstaat door de jaren heen: iemand valt in tijdens vakantie en krijgt extra rechten, een afdeling wordt kleiner en taken worden samengevoegd, een collega vertrekt en zijn werk wordt verdeeld. Elke stap is logisch, maar bij elkaar opgeteld kan op een gegeven moment iemand het hele proces alleen doorlopen. Daarom is dit geen eenmalige actie maar iets wat u moet blijven bewaken. Wij richten het zo in dat het scheefgroeien zichtbaar wordt voordat het een risico is.

Beheersing zonder de boel vast te zetten

De valkuil is doorslaan in controles, zodat het werk vastloopt op goedkeuringen. Bij een klein bedrijf kan niet alles dubbel, simpelweg omdat er te weinig mensen zijn. De kunst is de zwaarste controles te zetten op de grootste risico's, en pragmatisch te zijn waar dat kan. Wij stemmen de functiescheiding af op uw omvang en uw risico's, zodat het beschermt zonder de organisatie te verlammen. Een accountant waardeert een doordachte keuze meer dan een onwerkbaar ideaalplaatje.

Veelgestelde vragen over functiescheiding in uw ERP

Onze accountant maakt hier opmerkingen over. Lossen jullie dat op?

Ja. We brengen in kaart waar één persoon te veel kan, schonen de rechten op en bouwen controles in op de gevoelige stappen. Dat is precies waar de accountant naar kijkt.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Wij zijn een klein bedrijf. Kan dit wel met weinig mensen?

Ja, maar pragmatisch. We zetten de zwaarste controles op de grootste risico's en houden het werkbaar waar dubbel niet kan. Beter een doordachte keuze dan een onwerkbaar systeem.

Hoe voorkomen we dat de rechten weer scheef groeien?

Met heldere afspraken over wie wat krijgt en een periodieke controle die afwijkingen laat zien. Zo wordt scheefgroei zichtbaar voordat het een risico wordt.

Helpt dit tegen fraude?

Het maakt fraude veel moeilijker, omdat geen enkele gevoelige handeling meer door één persoon alleen kan. En het maakt fouten eerder zichtbaar.

Hoe lang duurt het inrichten?

Het in kaart brengen en opschonen kost weken, afhankelijk van hoe gegroeid de rechten zijn. In 2026 beginnen de meeste organisaties met de betalingen en de inkoop.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, of er opmerkingen van de accountant liggen en waar u twijfelt over de rechten. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook het vastleggen van wie welke handeling deed regelen wij.