Een ERP houdt standaard wel iets bij, maar zelden genoeg en zelden op een manier waar u later iets aan heeft. Wie heeft de betaalgegevens van een leverancier aangepast, wie gaf zichzelf extra rechten, wanneer is die korting veranderd? Als dat niet terug te vinden is, staat u zwak bij een controle en heeft u geen verweer bij een vermoeden van fraude. Wij beginnen daarom bij de vraag wat u straks moet kunnen aantonen, en richten de vastlegging daarop in.

Wat wij voor u doen

  • Bepalen wat vastgelegd moet worden. Welke gegevens en handelingen zijn gevoelig genoeg om bij te houden, en welke niet. Te veel bijhouden maakt het systeem traag en onleesbaar.
  • De vastlegging inrichten. Wijzigingen aan gevoelige gegevens, betalingen en rechten worden bijgehouden met wie, wat en wanneer, zonder dat uw mensen er in hun werk last van hebben.
  • Toegang beschermen. De vastlegging zelf zo afschermen dat niemand zijn eigen sporen kan wissen, ook beheerders niet.
  • Bruikbaar maken. Een overzicht waar u zelf in kunt zoeken, zodat een vraag van de accountant een paar minuten kost en geen halve dag uitzoekwerk.

Waarom de standaardinstelling u in de steek laat

De meeste ERP pakketten houden standaard maar een deel van de wijzigingen bij, vaak alleen de laatste, en bewaren dat kort. Precies de dingen die ertoe doen, zoals een aangepast rekeningnummer of een stilletjes verhoogde bestelgrens, vallen er dan buiten. Komt er een controle of een incident, dan blijkt het bewijs er niet te zijn. Het herstellen daarvan achteraf kan niet: wat niet is vastgelegd, is weg. Daarom is dit werk dat vooraan hoort, niet als reparatie nadat het misging.

Niet alleen vastleggen, ook kunnen terugvinden

Vastleggen heeft pas waarde als u er ook iets uit haalt. Een logboek van miljoenen regels waar niemand doorheen komt, helpt u bij een controle niets. Wij richten het zo in dat u op klant, bedrag, gebruiker of periode kunt zoeken en binnen een paar klikken het antwoord heeft. Voor uw eigen interne controle betekent dat: steekproeven worden eenvoudig, en afwijkingen vallen eerder op in plaats van pas bij de jaarrekening.

Veelgestelde vragen over vastlegging in uw ERP

Hebben we hier extra software voor nodig?

Meestal niet. De meeste ERP pakketten kunnen dit zelf, het staat alleen niet goed aangezet. Het werk zit in de juiste instellingen kiezen en testen, niet in aanschaf.

Werken jullie met eigen consultants?

Ja. Onze eigen senior ERP consultants doen dit werk, met één vast aanspreekpunt. We sturen geen cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Maakt dit ons systeem trager?

Niet als het goed gebeurt. De kunst is bijhouden wat ertoe doet en de rest met rust laten. Alles bijhouden maakt het systeem wel traag, en daar kiezen we dus bewust niet voor.

Kan een beheerder de vastlegging niet gewoon wissen?

Daar richten we het juist op in. De vastlegging wordt zo afgeschermd dat ook beheerders hun eigen sporen niet kunnen verwijderen. Dat is precies wat een accountant wil zien.

Helpt dit ook tegen fraude?

Het voorkomt fraude niet, maar het maakt de drempel hoger en de pakkans groter. Wie weet dat elke wijziging zichtbaar is, denkt twee keer na. En als er iets misgaat, kunt u terugzien wat er gebeurd is.

Hoe lang duurt het inrichten?

Voor de meeste pakketten een kwestie van weken, afhankelijk van hoeveel gevoelige processen u heeft. In 2026 pakken de meeste organisaties eerst de betalingen, rechten en stamgegevens aan, en breiden daarna uit.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welk pakket u draait, of er een controle aankomt en wat u nu wel en niet kunt terugvinden. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord met een eerste richting. Geen verkoopgesprek, geen accountmanager die later opduikt. Ook voor NIS2 en uw ERP regelen wij dit.