Bij AFAS lopen twee soorten beheer door elkaar. Uw functioneel beheerder vertaalt wensen van de organisatie naar inrichting: workflows, rollen, InSite-pagina's. Daaronder zit een technische laag die niemand echt claimt, en dat is waar het misgaat. Koppelingen via GetConnectors en UpdateConnectors die na een update anders reageren, imports via Profit Connect die halverwege afbreken, autorisaties die na een reorganisatie niet meer kloppen. Die laag nemen wij over.

Wat onze applicatiebeheerder AFAS voor u oppakt

  • Koppelingen en connectoren. Uw GetConnectors en UpdateConnectors beheren, wijzigingen opvangen die na een AFAS-update anders uitpakken, en zorgen dat het uitwisselen met uw andere systemen blijft lopen.
  • Imports en verwerkingen. Grootschalige imports voorbereiden en uitvoeren, met een controle vooraf zodat u geen halve verwerking in uw productieomgeving krijgt.
  • Autorisaties en rollen. De rolstructuur bijhouden als functies verschuiven, zodat mensen zien wat ze moeten zien en niet meer dan dat.
  • InSite en OutSite. De inrichting technisch onderhouden en de meldingen oplossen die uw medewerkers erover doen.
  • De jaarovergang. Het moment waar de meeste organisaties tegenop zien, voorbereid en begeleid in plaats van hopen dat het goed gaat.

Waarom AFAS-beheer bij organisaties blijft liggen

AFAS is zo ingericht dat het lang goed gaat zonder dat iemand er bovenop zit. Precies dat maakt het riskant. De problemen stapelen zich stil op: een connector die al maanden een foutmelding wegschrijft die niemand leest, een import die iemand met de hand corrigeert omdat het sneller lijkt dan uitzoeken waarom hij faalt, autorisaties die alleen maar ruimer worden omdat intrekken lastiger is dan toekennen. Als het dan misgaat, gaat het meestal mis op een moment dat het niet uitkomt, zoals bij de salarisverwerking of de jaarovergang. Onze applicatiebeheerder AFAS haalt die achterstand weg en houdt hem weg, in plaats van pas te komen als er brand is.

Hoe wij het beheer oppakken

We beginnen met kijken wat er draait: welke koppelingen er zijn, welke verwerkingen er periodiek lopen en waar de meldingen vandaan komen. Dat levert vrijwel altijd een lijst op met een paar dingen die al langer sluimeren. Die pakken we eerst, want daarmee wordt het dagelijks beheer meteen rustiger. Daarna leggen we vast hoe uw omgeving in elkaar zit, zodat het werk overdraagbaar is. Onze specialist werkt naast uw eigen functioneel beheerder en neemt hem juist niet het inhoudelijke werk uit handen; de rolverdeling wordt scherper in plaats van vager.

Wat het u oplevert

Het meest merkbare is dat de afhankelijkheid van één persoon verdwijnt. In veel organisaties weet één iemand hoe de AFAS-omgeving is opgebouwd, en zolang die persoon er is, gaat het goed. Valt hij weg, dan blijkt dat niemand weet welke koppelingen er precies zijn of waarom een bepaalde instelling zo staat. Doordat wij de inrichting vastleggen terwijl we beheren, is dat opgelost zonder dat het een apart project wordt. Het tweede is tijd bij uw eigen mensen. Een functioneel beheerder die niet meer bezig is met foutmeldingen over connectoren, komt toe aan waar hij voor is aangenomen: de organisatie beter laten werken met AFAS.

U blijft eigenaar van uw AFAS-inrichting

De zorg bij het uitbesteden van beheer is dat u er niet meer vanaf komt. Wij werken in uw eigen omgeving, op uw eigen licenties, en leggen vast hoe alles is ingericht en waarom. Wilt u het beheer terugnemen of naar een ander overstappen, dan ligt alles klaar wat daarvoor nodig is. Wij verdienen uw vertrouwen doordat het werk klopt, niet doordat u nergens anders heen kunt.

Veelgestelde vragen over een applicatiebeheerder AFAS

Wat is het verschil met onze functioneel beheerder?

Uw functioneel beheerder vertaalt wensen van de organisatie naar inrichting. Onze applicatiebeheerder AFAS zit op de technische laag eronder: connectoren, imports, autorisatiestructuur en de meldingen die daaruit komen. Die twee vullen elkaar aan.

Kunnen jullie de jaarovergang begeleiden?

Ja, en dat is voor veel organisaties de aanleiding om te bellen. We bereiden voor, lopen de controles vooraf door en zijn erbij op het moment zelf, zodat het geen sprong in het diepe is.

Werken jullie met eigen mensen?

Ja. Het werk ligt bij onze eigen specialisten met AFAS-ervaring. We sturen geen losse cv's door en zetten u niet bij een onbekende partij neer.

Hoeveel uur per week is nodig?

Dat verschilt sterk met het aantal koppelingen en de omvang van uw organisatie. Bij de meeste organisaties begint het met een inhaalslag en zakt het daarna terug naar een vast ritme. We spreken dat vooraf af.

Onze koppelingen zijn ooit door een externe partij gebouwd. Kan dat?

Ja. We brengen eerst in kaart wat er staat en hoe het werkt, ook als er geen documentatie is. Dat uitzoekwerk hoort erbij en leggen we meteen vast.

Hoe snel kunnen jullie beginnen?

Meestal binnen 1 tot 2 weken. We starten met een inventarisatie van uw koppelingen en verwerkingen, zodat u snel ziet waar de risico's zitten.

Geef ons in twee zinnen uw situatie: welke AFAS-onderdelen u gebruikt, welke koppelingen er zijn en wat er nu blijft liggen. U krijgt binnen een werkdag een onderbouwd antwoord. Verwant: Applicatiebeheer uitbesteden en Freelance applicatiebeheerder inhuren.