Notariële software bestrijkt aktegeneratie, dossierbeheer, koppeling met het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Kadaster, plus de specifieke compliance rondom Wwft voor notarissen. Voor Nederlandse notariskantoren is de markt overzichtelijk: een paar gespecialiseerde leveranciers dekken het grootste deel af. Een pakketkeuze hangt af van de mix van familie, bedrijfs en vastgoedakten plus het volume.
Notariële software pakketselectie: vier kandidaten
KleosNL. Marktleider in Nederlandse notariskantoren voor aktegeneratie, dossierbeheer en de gangbare koppelingen met CDR, Kadaster en KvK. Kiezen voor kantoren tussen 5 en 50 notarissen met een algemene praktijk.
Aktegenerator en LamicieNL. Aktegenerator is sterk in aktevoorbereiding met sjablonen-bibliotheek. LamicieNL biedt brede praktijksoftware. Werken voor middelgrote kantoren met focus op specifieke akteringen.
Wolters Kluwer NotaJur. Werkt voor zwaardere notariële praktijken met volwassen functionaliteit voor zakelijke en vastgoedakten plus uitgebreide compliance-administratie.
Visma Roxit en specifieke aanvullende tools. Visma Roxit voor financiële administratie. Specifieke aanvullingen voor afzonderlijke werkstromen werken naast de centrale notariële software.
Aktegeneratie en de sjablonen-bibliotheek
Het zware werk in notariële software is aktegeneratie. Een pakket moet sjablonen-bibliotheek voor alle gangbare aktevormen (familie, bedrijfs, vastgoed) bieden, met automatische data-invoer uit dossier-data en plaats voor maatwerk-aanpassingen. Een pakket zonder volwassen sjablonen-flow, dwingt tot uren handwerk per akte.
KleosNL en Aktegenerator hebben hier de meest volwassen functionaliteit. Eis bij een pakketselectie een gewerkte demo van een complexe akte met data uit dossier, niet alleen een demo-template.
CDR, Kadaster en de aansluiting op publieke registers
Akten met passeer-functie moeten via CDR (Centraal Digitaal Repertorium) lopen. Vastgoedakten vragen om Kadaster-koppeling. Bedrijfsakten raken KvK-aanlevering. Een pakketkeuze zonder volwassen koppelingen op deze registers, vraagt om handmatig werk per akte.
KleosNL en NotaJur hebben deze koppelingen standaard. Eis een gewerkte demo van een vastgoedakte met Kadaster-koppeling.
Wwft voor notarissen en de UBO-administratie
Notarissen vallen onder Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). UBO-administratie, klantonderzoek en de aanlevering aan FIU-NL bij verdachte transacties zijn verplicht. Een pakket moet Wwft-flow ondersteunen met gestructureerde klantonderzoek-administratie.
De aankomende AMLA-toezicht raakt de inrichting. Eis een gewerkte demo van een UBO-onderzoek met traceable klantonderzoek-dossier.
Wat het in praktijk kost
Voor kleinere notariskantoren tot 10 medewerkers op KleosNL of LamicieNL: 30.000 tot 100.000 euro implementatiebudget, doorlooptijd 4 tot 8 maanden. Middelgrote kantoren op KleosNL met meerdere modules: 100.000 tot 400.000 euro, 8 tot 12 maanden. Grote zware praktijken op NotaJur: 300.000 tot 1 miljoen, 10 tot 16 maanden.
Wat notariskantoren onderschatten zijn de jaarlijkse updates door wetswijzigingen en de aansluiting op nieuwe registers. Plus de datamigratie van bestaande dossiers en akte-historie.
Een eerlijk gesprek vooraf aan een notariële softwarekeuze
Heeft u een lopende of voorgenomen notariële softwarekeuze? Stuur een bericht met uw situatie in drie zinnen: aantal medewerkers, dominante akte-mix (familie, bedrijfs, vastgoed) en uw huidige hoofdsysteem. Ik koppel u aan een freelance software consultant die deze combinatie uit eigen praktijk kent. Geen pitch, geen accountmanager, geen verkoopgesprek. Reactie binnen een werkdag.
Verwant: Freelance software consultant inhuren, Juridische software voor advocatuur.