Voordat u een proces automatiseert, wilt u weten hoe het echt loopt. Niet volgens het handboek, maar volgens de werkelijkheid: waar blijven orders liggen, hoe vaak gaat een inkoop buiten het afgesproken proces om, welke stappen worden overgeslagen en waar ontstaan de vertragingen. Process mining haalt die werkelijkheid uit de sporen die uw systemen al vastleggen. Elke handeling in uw ERP, uw ordersysteem of uw servicedesk laat een tijdstempel achter, en uit die tijdstempels reconstrueert process mining het feitelijke procesverloop. Celonis is daarin de bekendste speler.

Wat process mining zichtbaar maakt

De eerste keer dat een organisatie het eigen proces op de kaart ziet, is bijna altijd een verrassing. Het aantal varianten waarlangs een order kan lopen blijkt tientallen keren groter dan gedacht. Een deel van de facturen blijkt handmatig te worden aangepast op een manier die niemand had voorzien. Doorlooptijden die gemiddeld acceptabel lijken, blijken voor een kwart van de gevallen dagen langer. Process mining maakt dit hard, met cijfers, zodat een discussie over waar de winst zit niet meer op onderbuikgevoel draait maar op wat er echt gebeurt.

Onze aanpak met Celonis

We beginnen met de data. Samen met uw IT halen we de gebeurtenislogs uit de betrokken systemen en zetten we ze om naar een vorm die Celonis kan lezen. Die datastap wordt vaak onderschat, want de kwaliteit van de analyse valt of staat met complete en kloppende logs. Daarna bouwen we de analyse: het procesmodel, de doorlooptijden, de knelpunten en de afwijkingen van het gewenste proces. Vervolgens vertalen we de bevindingen naar keuzes. Sommige knelpunten los je op met een procesafspraak, andere met een automatisering, weer andere met een systeemaanpassing. Wij leveren niet alleen een mooi dashboard op, maar een lijst van verbeteringen op volgorde van wat het meeste oplevert.

Een voorbeeld uit de inkoop

Neem een inkoopproces waarin de afspraak is dat elke bestelling eerst wordt goedgekeurd en daarna pas de factuur volgt. Process mining laat dan zien hoe vaak het in werkelijkheid andersom gaat, de zogeheten maverick buying, waarbij de factuur er al is voordat iemand heeft goedgekeurd. Blijkt dat bij vijftien procent van de bestellingen te gebeuren, dan heeft u een concreet aangrijpingspunt: die vijftien procent kost onderhandelingskracht bij leveranciers en zorgt voor extra handwerk op de administratie. U weet nu precies bij welke afdelingen en leveranciers het speelt, en kunt daar gericht op sturen in plaats van een algemene mail rond te sturen die niemand leest.

Van inzicht naar automatisering

Process mining en automatisering versterken elkaar. De mining laat zien welke stappen het vaakst voorkomen en het meest kosten, en dat zijn precies de stappen waarvan automatiseren het meeste oplevert. Zonder die analyse automatiseert een organisatie vaak het proces dat het meest zichtbaar is, niet het proces dat het meeste kost. Met de cijfers uit Celonis kiest u gericht. Na de eerste verbeteringen laat process mining bovendien zien of ze werken, doordat u de doorlooptijden voor en na naast elkaar kunt leggen.

Beschikbaarheid en tarief

Een eerste analyse van een afgebakend proces, van dataontsluiting tot inzicht, leveren we doorgaans binnen enkele weken. We werken op basis van een vast dagtarief of een projectprijs voor een afgebakende scope. Heeft u nog geen Celonis, dan adviseren we over de opzet en licenties; heeft u het al, dan sluiten we aan op uw bestaande omgeving. Beschikbaarheid is meestal op korte termijn, ook voor een verkennend gesprek.

Verwant: Freelance RPA consultant opdrachten