Administratie is het werk dat altijd moet en zelden opvalt, tot het blijft liggen. Wij automatiseren de terugkerende administratieve handelingen zodat uw backoffice met minder mensen meer aankan.
Waar administratie tijd verslindt
De meeste administratieve last zit niet in een enkel groot proces, maar in tientallen kleine handelingen. Binnenkomende documenten openen en op de juiste plek zetten, gegevens overtypen uit een mail in een systeem, herinneringen versturen rond openstaande posten, mappen opschonen en overzichten bijwerken voor het overleg. Los kost elk stapje een paar minuten, samen gaan er halve dagen in zitten. Bij groei loopt het knel, want de administratie groeit mee terwijl u er niemand bij wilt. Automatisering doorbreekt dat, doordat de voorspelbare handelingen door software gebeuren en uw mensen alleen de uitzonderingen zien.
Wat wij voor uw backoffice automatiseren
We beginnen bij de handeling die het vaakst terugkomt en het meeste tijd kost. Denk aan het inlezen en wegzetten van binnenkomende documenten, het automatisch aanmaken van dossiers, het versturen van herinneringen op vaste momenten en het klaarzetten van periodieke overzichten. We koppelen daarbij de systemen die u al gebruikt, zoals uw boekhouding, uw mailbox en uw documentopslag, zodat gegevens er in een keer goed in komen in plaats van meerdere keren met de hand. U houdt controle: wat de automatisering niet zeker weet, legt ze terug bij een medewerker met uitleg.
Grip en betrouwbaarheid
In administratie telt nauwkeurigheid, dus een automatisering die stilletjes fout gaat is onacceptabel. Wij bouwen daarom controlepunten en logging in, zodat u altijd kunt terugzien wat er is gebeurd en zodat afwijkingen worden gemeld in plaats van verstopt. Zo levert automatisering u niet alleen tijd op, maar ook een administratie die beter navolgbaar is dan het handwerk dat het vervangt.
Tarief en beschikbaarheid
Een eerste werkende automatisering staat doorgaans binnen enkele weken en verdient zichzelf meestal snel terug. We werken met een vast dagtarief of een projectprijs per handeling en beginnen met een kort gesprek over waar bij u de meeste administratieve tijd weglekt. Beschikbaarheid is doorgaans op korte termijn.
Verwant: Freelance AI consultant opdrachten