Een zaaksysteem houdt voor een gemeente alle zaakdossiers met de bijbehorende workflow. De koppelingen met vakapplicaties (vergunning, sociaal domein, belasting, omgeving), basisregistraties (BAG, BRP) en de financiele administratie vormen de levensader van gemeentelijke IT.
Welke routes werken voor zaaksysteem-koppelingen
StUF-Zaken voor klassieke uitwisseling. Standaard voor zaak-aanmaak, statusmutaties en documentkoppeling.
Haal Centraal-API's voor moderne integratie. Common Ground-route met JSON REST-API's.
iPaaS-laag voor multi-vakapplicatie-orchestratie. Voor gemeenten met meer dan 50 vakapplicaties levert iPaaS schaalvoordeel.
Direct via zaaksysteem-leverancier-API. Centric, Pink, Squit hebben eigen API-platforms voor specifieke koppelingen.
Vakapplicaties en de zaak-flow
Een vergunning-aanvraag wordt opgevoerd in vakapplicatie. De zaak moet in zaaksysteem komen voor workflow, met documenten en eind-statusupdate terug naar vakapplicatie. Voor klantcommunicatie raakt het ook MijnOverheid en e-Herkenning.
Basisregistraties en de data-actualiteit
BAG, BRP, KvK-gegevens moeten realtime uit de basisregistraties komen. Een lokale kopie in zaaksysteem is niet meer acceptabel.
Financiele afronding en de ERP-koppeling
Leges, vergunningskosten en de gangbare gemeentelijke heffingen moeten in de financiele administratie landen. Centric Suite4 heeft directe finance-integratie; voor andere zaaksystemen via koppellaag.
Wat het in praktijk kost
Voor middelgrote gemeente met vernieuwing van een paar koppelvlakken: 100.000 tot 400.000 euro. Voor moderniserings-programma met multi-vakapplicatie: 500.000 tot 2,5 miljoen.
Een eerlijk gesprek vooraf aan een zaaksysteem-koppeling
Heeft u een lopende of voorgenomen zaaksysteem-koppeling? Stuur een bericht met uw situatie in drie zinnen: zaaksysteem, dominante vakapplicaties in scope en uw moderniserings-ambitie. Ik koppel u aan een freelance integration consultant die deze combinatie uit eigen praktijk kent. Geen pitch, geen accountmanager, geen verkoopgesprek. Reactie binnen een werkdag.
Verwant: Integration specialist, StUF koppelvlakken.